Les événements hybrides feront encore partie du paysage événementiel en 2022 et deviendront encore plus grands. La situation face à la Covid-19 étant incertaine, le format omnicanal demeure une des solutions les plus sûres pour les planificateurs et le public. Il permettra de conserver l'audience atteinte pendant la pandémie, à condition d'avoir une bonne stratégie à mettre en place.
Pour 2022 et même 2023, les planificateurs les plus aguerris oseront franchir le cap et mettre en place de grands événements hybrides. Après la phase de test en 2021, il est temps de passer à la vitesse supérieure en élargissant la portée des concepts et en maximisant la rentabilité. Ce défi ne sera pas insurmontable pour vous si vous vous concentrez sur le marketing, mais aussi l'entretien de votre relation avec votre communauté, entre autres aspects.
Conseils à appliquer pour vos grands événements hybrides
Puisque vous projetez d'organiser de grands événements hybrides, vos concepts doivent correspondre parfaitement à vos objectifs et votre budget. La phase de planification sera complexe puisque vous aurez deux publics à considérer. Au lieu de vouloir tout faire en même temps, prenez du recul afin d'évaluer les résultats attendus. Puis, classez les sessions en trois catégories.
Différenciez celles qui doivent absolument être en direct de celles qui pourraient être simultanées. Celles-ci sont des vidéos préenregistrées avec un tchat en direct et une session de questions-réponses du présentateur. La dernière catégorie concerne celles qui pourraient être préenregistrées pour une visualisation à la demande plus tard. Votre choix dépendra du contenu et des attentes des participants, mais aussi du temps nécessaire pour la réalisation.
La maîtrise de votre salle et de votre plan audiovisuel représente un aspect crucial de réussite de vos grands événements hybrides. Pour ce faire, un équipement audiovisuel amélioré, une connexion Wi-Fi fiable, des capacités de diffusion en continu et des experts techniques sur place sont incontournables. Choisissez des salles qui disposent des installations et de l'assistance que vous recherchez. Testez le réseau à l'avance afin de prévoir le matériel informatique nécessaire en cas de besoin.
La phase de commercialisation garantit l'atteinte de vos objectifs en termes de portée de votre événement. Créez un programme à la fois intéressant pour vos participants en personne et en ligne. Oubliez les simples diaporamas à faire défiler. Les écrans dynamiques sont bien plus intéressants. Commercialisez le bon programme auprès du bon public. Cela est possible en créant un système d'inscription personnalisé. Cela permettra à vos cibles de se sentir comprises et valorisées, quelles que soient leurs motivations à participer.
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