Pour réellement réussir votre événement hybride, concentrez-vous sur l'essentiel. Bien que la technologie à adopter, la modération, la gestion du site soient importantes, d'autres aspects le sont également. Vous devez avoir le sens de la répartie et de l'organisation afin de tout avoir en main de la phase pré-event à celle post-event. Afin de vous y aider, nous vous décrivons 3 éléments fondamentaux sur lesquels il ne faut pas lésiner.
L'expérience que vous offrez tient une grande place dans les critères pour réussir votre événement hybride. Viennent ensuite les éléments d'une importance particulière qui constituent des détails impactant sur les résultats obtenus. Ils influent également sur la sécurité globale de votre événement. Nous vous en disons plus.
La restauration : élément à soigner pour réussir un événement hybride
Pour réussir un événement hybride, vous devez traiter les deux publics (virtuel et en présentiel) de la même manière. Nous le répétons souvent. De ce fait, si vous avez prévu une restauration, il faudra en prévoir pour tout le monde. Pensez à l'empreinte carbone globale de l'emballage que ce soit pour les livraisons à domicile ou les services sur place. Référez-vous au nombre d'inscriptions pour déterminer la quantité à commander et éviter le gaspillage. En ce qui concerne le service, les plats individuels restent les plus prisés.
Logistique et sécurité : collaborez avec le site événementiel
La logistique et la sécurité sont les 2 autres éléments indispensables pour réussir votre événement hybride. Maximisez la propreté pour les participants en personne. Ceux qui assistent virtuellement, quant à eux, doivent sentir qu'ils font autant partie de l'événement que ceux en personne.
Choisissez une plateforme engageante pour offrir une expérience flexible et évolutive. Avec le site de l'événement, voyez quels matériels sont déjà disponibles sur place ou non. Prévoyez une équipe audiovisuelle pour assurer la transmission en direct. Si la connexion sur place n'est pas assez forte, pensez à un fournisseur additionnel.
Les questions de sécurité restent primordiales pour réussir un événement hybride. Choisissez un lieu qui est prêt à s'engager avec vous pour proposer une manifestation sécuritaire. L'instauration de certaines règles et exigences contribueront à cela. Citons la vaccination obligatoire, l'obligation de porter un équipement de protection individuelle (EPI), etc. N'hésitez pas à avoir recours à la technologie pour faciliter le nettoyage des lieux et le contrôle de la santé : purificateurs d'air, scanners thermiques, etc.
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