La communication aidera votre public à comprendre les raisons et l’application des protocoles liés à votre mandat de vaccination. Rappelons que ce dernier n’est pas obligatoire, mais certains planificateurs préfèrent y avoir recours afin d’éviter tout problème. Si vous en faites partie, sachez que certaines actions sont à ajouter à celles prévues dans votre phase pré-event.
Avant de lancer la communication sur votre mandat de vaccination, repassez en revue les obligations légales s’y afférant. Avant chaque action, assurez toujours vos arrières. Ensuite, veillez à ce que vos cibles comprennent bien chaque procédure. C’est la meilleure manière de favoriser la conformité le jour venu.
Suggestions pour la communication pré-événementielle sur le mandat de vaccination
Afin que votre communication soit efficace, vous devez comprendre tous les aspects importants du mandat de vaccination. Pour ce faire, créez un groupe d’experts médicaux externes afin d’obtenir des conseils sur tout ce qui concerne la santé et la sécurité. Cela inclut des cliniciens qui maîtrisent la Covid, des experts en technologie de la santé qui pourront proposer des outils à mettre en place.
Ensuite, rédigez des conditions générales que les futurs participants pourront lire dès l’inscription. Cette communication sur la vaccination est très importante. Elle signifie que toute personne assistant à l’événement connaît les conditions auxquelles elle s’expose.
Côté timing, soyez réaliste. Si la vaccination est obligatoire, vous devez donner le temps aux participants de le faire. Il en est de même pour les personnes qui souhaitent se désinscrire après l’annonce de l’information. Prévoyez donc la communication sur la vaccination entre trois à quatre semaines avant le jour J, voire plus tôt.
Votre plan de communication doit être clair. Chaque message doit être concis et simple, tout en étant spécifique et transparent. Par exemple, si vous n’acceptez que certains vaccins, énoncez leurs noms directement. Évitez toute confusion puisque cela risque d’engendrer des problèmes pour vous le jour de l’événement. En termes de transparence, soulignez bien qu’aucune exception ne sera faite.
Vous pouvez améliorer votre communication en restant au courant des dernières actualités sur la vaccination. Prenez toujours connaissance des réglementations locales, mais aussi des protocoles de vos fournisseurs.
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