Avec la crise de la Covid-19, votre événement en personne reprend avec un budget serré. Mais cela ne doit pas être un frein pour réussir. Avec les bons conseils, la meilleure stratégie et les pratiques adéquates, vous aurez le pouvoir de relever ce défi. Afin de vous accompagner, nous vous livrons quelques astuces.
Fonctionner avec un budget serré pour la planification d'un événement en personne paraît inconcevable pour certains. Les mesures sanitaires augmentent les dépenses, il en est de même pour les pertes à couvrir. Les coûts supplémentaires sont considérables. Pourtant, c'est une ultime étape à franchir en cette période de crise. Comment s'y prendre ? Nous vous disons tout.
Revenir aux bases
Les étapes de la planification événementielle sont souvent qualifiées de standards oubliés. Pourtant, elles vous serviront grandement dans l'organisation de votre événement en personne à budget serré. Prenez du recul et concentrez-vous sur les objectifs principaux de votre projet. Vous pourrez ainsi définir une stratégie plus rentable en enlevant les éléments superflus de vos dépenses. Autant que possible, produisez tout en interne. Sous-traiter a un coût alors que vous avez peut-être les compétences nécessaires à portée de main.
Maîtrisez votre cash flow événementiel en prenant connaissance de vos dépenses. Vous en déduirez des coûts fixes et variables. Pour ces derniers, modifiez des éléments en fonction de votre budget. Prenez le temps d'effectuer des recherches d'offres plus économiques et adaptez vos plans en conséquence. C'est le cas pour le choix de la salle à louer ou du traiteur à embaucher par exemple.
Réduire les coûts pour un événement en personne avec un budget serré
L'économie ne devient une priorité dans la planification d'un événement en personne que lorsque vous ne disposez que d'un budget serré. Même si c'est plus une obligation qu'un choix, vous serez étonné des possibilités de réduction des coûts pour votre projet. Utilisez vos meilleures qualités, comme votre sens de négociation. Il vous servira notamment à discuter avec vos fournisseurs quant aux changements des conditions.
Demandez-les par exemple s'ils peuvent renoncer aux acomptes. Bien sûr, il aura fallu tisser des liens professionnels solides avec une relation de confiance pour espérer obtenir une réponse positive d'une telle demande. Les prestataires qui ne vous connaissent pas encore assez auront du mal à vous accorder une telle faveur.
Revoyez également toute votre stratégie marketing. Capitalisez sur le bouche-à-oreille. Utilisez vos partenaires influenceurs pour faire la promotion de l'événement. C'est le moment d'utiliser vos relations issues de vos précédents réseautages. Réduisez le nombre de supports comme les affiches et les goodies.
En termes de partenariat, plusieurs solutions sont à exploiter. Par exemple, si vous collaborez étroitement avec un lieu, celui-ci pourrait vous offrir certaines options gratuitement : sécurité, matériel audiovisuel… Sinon, vous pouvez aussi bénéficier de tarifs réduits.
Trouvez des sponsors
Les sponsors vous aideront à maintenir le cap pendant votre événement en personne malgré le budget serré. Ciblez les sponsors. Soyez sûr que les entreprises à qui vous envoyez vos demandes disposent des fonds dont vous avez besoin. Il est également important qu'elles partagent les mêmes valeurs que vous et possèdent un réel intérêt pour votre domaine. Si on a retenu une leçon au cours de la crise sanitaire, c'est que la flexibilité peut vous sauver la mise. Déterminez à l'avance vos accords avec vos sponsors quant aux risques d'annulation et de report.
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