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Tout savoir sur le cash flow événementiel

cash flow événementiel
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Le planificateur événementiel peut gérer lui-même le cash flow de son entreprise. Mais ce terme désigne quoi exactement ? Il s’agit du flux de trésorerie, c’est-à-dire des mouvements de liquidités (entrants ou sortants) au sein d’une organisation sur une période donnée. Il nécessite de l’anticipation, de la stratégie, mais aussi un calme exemplaire.

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Parfois, les professionnels de l’événementiel préfèrent solliciter les services d’experts en la matière pour régir tous les aspects de leur cash flow. Pourtant, cela a un coût et embaucher un nouveau personnel n’est pas toujours à la portée de tous. Si vous faites partie de cette catégorie, vous devez donc maîtriser le sujet vous-même. Pas de panique, nous vous avons conçu ce guide afin de vous y aider.

Première règle du cash flow événementiel : maîtriser les dépenses

Afin de garder le cap sur votre cash flow événementiel, il est important que vous sachiez exactement ce que vous dépensez. Pour ce faire, munissez-vous d’un logiciel ou d’une application spécifique. Certains préfèrent utiliser les vieilles méthodes du papier et du stylo, il n’y a aucun problème à cela ! Gardez en tête qu’il faudra aussi penser aux impôts à déduire. En tout cas, classez les dépenses par mois en déterminant vos charges fixes. Cela vous permettra d’établir une projection au fur et à mesure.

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D’ailleurs, à ce sujet, votre cash flow événementiel comporte aussi l’anticipation de vos dépenses futures. Après une année par exemple, vous avez l’état de vos comptes et connaissez vos dépenses. Vous pouvez désormais, dans une perspective de développement de votre agence, penser à vos futurs projets ainsi que leur coût. Notez qu’en termes de planification, vous ne pouvez pas échapper aux taxes, au réseautage, aux fournitures bureautiques. Vous pouvez ajouter l’adhésion aux associations événementielles et/ou professionnelles à la liste.

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Les entrants comptent également

Il n’y a pas que vos dépenses qui composent votre cash flow événementiel. Vos bénéfices en affaires pèsent aussi sur la balance. Dans ce sens, évitez de sous-tarifer vos services. Même si vous travaillez par passion, facturez vos prestations à la hauteur de vos valeurs. Si vous faites faillite, il sera très difficile de vous relever. Ainsi, effectuez une révision ponctuelle de vos tarifs en tenant compte des bons facteurs : charges, temps de travail, etc. 

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D’ailleurs, nous soulignons qu’il est tout à fait normal de demander un acompte lorsque vous concluez un contrat. Cela peut être d’ordre de 25 à 50 % selon l’ampleur de l’événement. Vous avez des dépenses à couvrir afin de tout mettre en place. En plus, cela fera aussi office d’assurance à l’égard des deux parties. Aucune d’elles ne peut faire faux bond au dernier moment.

En conséquence, tout comme les dépenses, vous devez savoir précisément quelle somme votre entreprise gagne chaque mois. Parfois, le montant est variable en fonction des projets en cours. A la réservation d’un nouveau client, notez les dates de paiement et le montant de son contrat au mois s’y afférant.

Les autres éléments à considérer dans le cash flow événementiel

Les prestataires s’affichent en tête de liste. Certains planificateurs et agences possèdent déjà une liste de ceux avec qui ils collaborent habituellement. Dans ce cas, vous pouvez négocier les conditions, tout en veillant à ne pas effectuer le paiement en retard. Le plus important est de ne pas avoir une réputation de mauvais payeur. Notez bien cet aspect puisque vos dépenses doivent toujours concorder avec ce que vous avez en possession. Si le client n’a payé que 25 % du prix, vous n’aurez pas la possibilité de payer vos prestataires en totalité dans l’immédiat.

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Le personnel événementiel figure aussi dans le cash flow. Le mieux serait d’avoir une équipe permanente à temps plein. Cependant, certaines entités n’y ont pas recours à cause de l’instabilité des projets en cours, parfois les événements s’entassent, parfois ce n’est simplement pas la saison. Vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas payer vos employés. Maîtriser vos revenus et vos dépenses vous aidera à vous assurer que vous êtes en mesure de couvrir vos charges, dont les salaires.

N’oubliez pas les autres frais généraux, dont la location de votre espace de travail. Vous aurez certainement besoin de fournitures. En tout cas, évitez que cela vous coûte trop cher. Le télétravail peut vous aider à atténuer les coûts.

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