Voici une astuce pour créer un événement mémorable : se baser sur un story-board et utiliser les 5 sens des participants. Découvrez comment vous y prendre !
Le story-board de l'expérience de la réunion
Si vous êtes débutants dans ce domaine, ceci vous aidera grandement. Pour mettre au point votre story-board d'événement, vous devez :
- Rédiger l'histoire d'une réunion sous la forme d'une série de moments ou d'expositions : avant la réunion, pendant la réunion et après la réunion.
- Pour chaque exposition, écrivez une brève description en précisant si la rencontre est positive, négative ou neutre. Par exemple :
- Positif : Des photos prises à l'entrée de la soirée d'ouverture, placées dans des cadres blancs en carton pressé portant l'inscription du thème de la réunion et l'IA dans la gestion des événements chez soi.
- Points négatifs : Les longues marches entre certaines salles de réunion.
- Assez neutre : Chambres d'hôtel décorées de manière conventionnelle.
- Écrire ce que les participants verront, entendront, sentiront, goûteront et toucheront. Combien de sens pouvez-vous inclure pour rendre l'exposition plus mémorable ?
Ajouter des expériences sensorielles dans votre story-board
En outre, vous pouvez ajouter des expériences sensorielles peu techniques, telles que le toucher humain. Pour cela, augmenter simplement le nombre de fois qu'un participant est salué par son nom, par un signe de la main ou par une poignée de main.
Utiliser des parfums
Par ailleurs, une autre idée pour créer des moments sensoriels consiste à parfumer une session générale en fonction de l'orateur et du thème de la convention.
Par exemple, vous pouvez changer progressivement de parfum à plusieurs reprises – du citron au citron vert en passant par la lotion solaire – au cours d'un discours de 40 minutes, en parfumant légèrement les documents à distribuer pour les faire correspondre. De plus, la technologie permet aujourd'hui de diffuser des senteurs qui rafraîchissent, détendent ou renouvellent sans réactions allergiques.
Qu'en est-il des périodes creuses ?
Certaines des expositions les plus importantes peuvent avoir lieu pendant des périodes creuses ou moins excitantes : l'enregistrement à l'hôtel, l'inscription à la réunion et les temps morts avant la première session.
C'est à ce moment-là que vous avez la possibilité de faire une impression positive à laquelle les participants ne s'attendent pas. Dans ce sens, vous pouvez :
- Demandez à une équipe de personnes d'accueillir les arrivants à l'entrée de l'hôtel, éventuellement en costume. Elles peuvent également leur donner un cadeau de bienvenue agréable à voir, à toucher ou à goûter.
- Chaque fois que vous demandez aux participants d'attendre, prévoyez des divertissements qui attirent l'attention ou que les gens peuvent tenir, avec lesquels ils peuvent jouer ou qu'ils peuvent entendre. Par exemple, un magicien peut déambuler dans la zone d'inscription pour susciter l'intérêt et l'enthousiasme.
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