Rebondir après cette pandémie paraît impossible pour les secteurs les plus touchés. C'est le cas de l'événementiel. Pourtant, cette période difficile pourrait être une opportunité pour assurer un avenir prometteur pour l'industrie. Dans cette perspective de positivisme, nous avons trouvé cette interview intéressante. Jennifer Glynn, associée directrice de Meeting Encore Ltd. et nouvelle présidente de la Society for Incentive Travel Excellence, s'est confiée sur le site meetingsnet.com. Nous vous traduisons cet échange qui sera d'une grande aide pour les organisateurs d'événements et de réunions.
Comment conseillez-vous vos clients?
Comme une majorité de l'industrie, nous avons préconisé l'approche «reporter, ne pas annuler» et de nombreux clients ont adhéré à ce principe. Cependant, en raison de la nature spécifique de certaines réunions ou événements, certains ont été contraints d'annuler. Nous avons aidé les clients à réduire les coûts. Pour nous, c'est comme un mariage : pour le meilleur et pour le pire. Ce sont des moments difficiles pour les clients et nous voulons être là pour eux, car ils combattent également l'impact de Covid-19. Ayant vécu le 11 septembre, le SRAS et les récessions dans le passé, nous savons que tout est une question de relations. Nous sommes là pour le long terme et pour soutenir à la fois nos clients et nos fournisseurs.
Pour combien de temps reportez-vous les événements?
Ceci est dirigé par nos clients, mais la plupart ont été reportées jusqu'à fin juin. Nous encourageons les clients à attendre et à voir les événements au-delà de mai, mais cela dépend du type de programme et de la destination.
Transformez-vous des événements et réunions en virtuels?
Certaines réunions passent au virtuel tandis que d'autres prennent en charge l'apprentissage en ligne par opposition à l'éducation en personne, à l'aide de Zoom et de Microsoft Teams. Jusqu'à présent, les réunions en ligne se sont déroulées en moyenne entre 20 et 40 personnes. Heureusement, la technologie d'aujourd'hui nous permet de communiquer plus efficacement que jamais avec nos proches, de gérer les équipes à distance et de tenir nos membres du SITE à jour. À court terme, la technologie nous permet de le faire, mais à long terme, les réunions en face à face reviendront.
Dans combien de temps pensez-vous que les réunions et les motivations reviendront après la pandémie?
Les entreprises devront rassembler leurs équipes pour les lancements de produits et d'initiatives, les réunions du conseil d'administration, les relances, etc. De manière réaliste, compte tenu du délai requis, les motivations seront plus lentes à récupérer. Le calendrier nécessaire pour organiser et lancer une campagne de voyages incitatifs signifie que les programmes ne seront livrés qu'à la fin de 2021. Mais en même temps, certains d'entre eux ont été reportés au début de 2021, ce qui aidera notre industrie à l'échelle mondiale. Il y aura certainement des pertes dans notre industrie et de nombreuses entreprises ne pourront pas se ressaisir. Les décisions d'aujourd'hui affecteront l'avenir.
Que peut faire un professionnel des réunions et des événements pour préparer l'avenir ?
Je comprends parfaitement à quel point il est difficile de rester positif avec tous les médias. J'encourage tout le monde à essayer de faire une chose chaque jour qui apporte de la joie. J'encourage les gens à rester en contact avec les associations de leur secteur, à savoir SITE, Meeting Professionals International, Professional Convention Management Association et bien d'autres. Notre famille SITE a été un véritable réseau de soutien pour moi.
Vous pouvez également travailler sur l'éducation personnelle, comme la formation de certification de l'industrie ou l'apprentissage d'une langue. J'essaie d'apprendre le piano en ligne, même si je ne vois pas encore beaucoup d'amélioration !
En tant que propriétaire d'entreprise, c'est l'occasion de repenser vos services commerciaux, de travailler sur le plan marketing et de prendre en charge d'autres projets pour lesquels vous n'avez jamais le temps. Le plus important dans tout cela, restez en contact. Mettez en place des pauses café virtuelles et des heures sociales. Appelez vos clients, mais le moment n'est pas adéquat pour les appels de vente. Remerciez-les simplement pour leur soutien. Nous vivons tous une époque sans précédent et nous sortirons plus forts ensemble.
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