Accueillir une personnalité au sein de son événement stimulera bien entendu la participation de vos invités ainsi que la visibilité et l’intérêt du dit événement. Toutefois cela implique de nombreuses responsabilités qui riment avec sécurité et bien-être du convié. Après avoir travaillé pendant plus d’un an dans une agence événementielle parisienne de renom, j’ai listé les cinq conseils que j’aurais aimé avoir lors de la préparation de mes premiers événements.
Recevoir un VIP est une chance incroyable pour augmenter l’attractivité de son événement, elle incombe également de l’accueillir dans les meilleures conditions possibles. Puisqu’il sera le centre de l’attention, il serait dommage qu’il se vexe ou qu’il ne se sente pas en sécurité. Pour réussir ce pari d’envergure, voici un guide de cinq conseils indispensables pour assurer le bien-être du VIP et réussir son événement dans les meilleures conditions possible.
1 – Gérer l’entrée et la sortie de son VIP
Votre VIP souhaite une arrivée en fanfare, ou au contraire arrivée discrètement par la porte de derrière ? Vous vous devez de le savoir. De toute manière vous allez devoir planifier un itinéraire de route, ainsi qu’un service de protection pour lui éviter de faire des rencontres indésirables ou inappropriées à son arrivée. Préparez à l’avance une carte sur laquelle sera indiqué le lieu de prise en charge et d’arrivé de votre invité. Cette carte devra aussi intégrer un itinéraire de secours en cas de problème de circulation.
2 – Préparez une zone de repos pour votre invité
La « Green Zone » ou zone de repos est indispensable au bien-être de votre VIP. Il sera impensable de ne pas lui en accorder une. Dans celle-ci, il y aura de quoi boire et manger, prendre un café ou un thé, de confortable sièges et/ou canapés pour se reposer avant et après être monté sur scène, ainsi que des toilettes personnelles et sécurisées dont il sera le seul à avoir la clef. N’hésitez pas à vous renseigner avant l’événement des goûts de votre VIP. Allergie, intolérance au lait, végane ou pas… l’invité doit se sentir à l’aise dans cette zone qui lui est dédiée.
3 – Prévoir l’imprévisible
Le monde de l’événementiel est plein d’imprévus. C’est pour cela que vous devez préparer des plans en cas d’happening ou d’intrusion soudaine pendant la prise de parole de votre VIP. Avec la sécurité, vous devez établir une liste choses à faire pour protéger votre convié de toute situation gênante ou dangereuse.
4 – Se coordonner avec la sécurité personnelle du VIP
Parfois, vos VIP se déplaceront avec leur propre sécurité personnelle. N’hésitez pas à poser la question avant le début de l’événement pour coordonner vos équipes et les siennes. Cela pourrait causer un sentiment de mal-être de votre invité, qui ne doit à tout prix, pas se transmettes aux invités et journalistes s’ils sont présents.
5 – Préparer un moment photo et autographe
Tout VIP qui se respecte a droit à son quart d’heure de gloire et à sa séance de photo. N’hésitez pas non plus à sélectionner vos participants les plus importants pour accompagner votre VIP lors des clichés pris par les photographes. Une liste d’invités doit aussi être établi pour que vos invités et votre VIP puissent échanger de manière informelle autour d’un verre dans la green zone par exemple. Imprimer des badges et des cartes d’accès à certaines horaires pour que vos convives puissent rejoindre votre VIP dans sa loge est une bonne façon de procéder.
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