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La digitalisation événementielle : le guide pour la réussir

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Imaginez un évènement physique, qui se passe dans une salle remplie d’invités et de participants. Tout le monde a une image précise de cette situation. Mais le secteur de l’évènementiel est en train de pousser ses limites. Car oui, vous pourrez désormais participer à un évènement, sans bouger de votre chambre, ou de votre bureau. C’est la digitalisation des évènements ou digitalisation événementielle. Tout se passe en ligne, tout le monde pourra participer, et les contenus sont identiques à un évènement physique. Webinar, vidéoconférence, ou autres, voici tout ce que vous devez savoir sur la digitalisation dans l’évènementiel.

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Digitalisation événementielle : pourquoi opter pour ?

  • Pour la sécurité des participants : le monde a connu un grand changement après la crise sanitaire. Toutes les activités étaient à l’arrêt durant des mois. Ainsi, la digitalisation des évènements a permis de prendre les devants, d’assurer la sécurité des participants, tout en atteignant les objectifs évènementiels d’une entreprise.
  • Une solution économique : les dépenses ne couvriront que la logistique (ordinateur performant, et une connexion internet) en comparaison avec les évènements physiques, les frais sont assez raisonnables.
  • Une facilité d’accès pour tous : ici, il n’y a pas de barrière géographique. Tous les participants, peu importe où ils se trouvent, peuvent suivre vos évènements en ligne.
  • Une nouvelle stratégie de prospection : avec cette facilité d’accès, vous allez augmenter le nombre de participations à votre évènement. C’est un trafic de qualité, que vous pourrez transformer en client fidèle à l’avenir. Que demander de plus ?
  • Un geste écoresponsable : comme vos participants resteront chez eux, ils ne vont pas utiliser leur voiture pour se déplacer. Moins de pollution, et donc une diminution des empreintes de carbone. De plus, vous allez limiter l’utilisation de papier durant ce genre d’évènement.

Digitalisation événementielle : comment s’y prendre ?

Les préparations :

Ce sont de étapes non négligeables car elles représentant les clés de réussite de votre évènement :

  • Commencez par définir vos objectifs : prospections, partages, colloques, réunions, célébrations, ou autres.
  • Ainsi, vous pourrez facilement définir vos cibles.
  • Ensuite, créer des supports de communication en ligne pour passer le mot. Des vidéos, des images, etc. Partagez-les sur vos pages, ou sur votre site web.
  • Un jour avant l’évènement, présentez vos speakers. Ils seront l’âme de votre évènement, alors ne choisissez pas au hasard. Durant la même occasion, présentez aussi le programme durant votre évènement.
  • Partagez ensuite le lien quelques heures avant l’évènement.

L’heure H :

C’est maintenant l’heure de votre évènement digital. Ici, il y a encore des astuces très efficaces pour améliorer la qualité de votre évènement :

  • L’interaction avec le public est un incontournable. Ainsi, ne négligez pas les tchats en direct. Ce sont des opportunités pour déceler les attentes de votre public. S’il pose une question, n’hésitez pas à le répondre, tout en mentionnant son nom ou son identifiant.
  • Vous pourrez même demander à vos participants leur ressenti, et aussi quelques critiques. C’est ainsi que vous allez réussir votre évènement.
  • Favorisez le contact, créez une interaction et une proximité, et soyez sympathique, peu importe les critiques qui se présentent face à vous.

Le post-évènement :

C’est le point le plus important lors d’un évènement digital. Grâce à votre public et à leur interaction, vous avez récolté des données de qualité. Ils seront très utiles pour améliorer toutes les stratégies dans votre entreprise. Communication, marketing, ou autres, tout le monde sera gagnant. N’oubliez pas d’engager un data analyst confirmé pour vous aider sur ce point bien précis.

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Vous pourrez aussi exploiter vos évènements digitaux. Faites un petit résumé, que vous allez publier sur vos pages, ou sur votre site internet. Ainsi, vous allez créer des contenus de qualité, tout en améliorant votre référencement sur les moteurs de recherche.

Digitalisation événementielle : les précautions à prendre

L’organisation d’un évènement digital est un véritable travail de professionnel. Vous n’avez pas le droit à l’erreur, surtout durant vos directs. Ainsi, vous devez prendre quelques précautions durant vos préparations :

  • Répartissez les rôles des membres de votre équipe : en général, vous devez avoir des speakers, des vidéastes, des photographes, des techniciens, des modérateurs, et des data analysts.
  • Ne négligez pas la logistique : vous devez avoir des ordinateurs performants, des caméras HD, une bonne connexion internet. Ajoutez les autres matériels dont vous jugerez utiles tout au long de l’évènement.
  • Maîtrisez les imprévus : pertes de matériels, pannes de courant, pertes de données, indisponibilités d’un membre de votre équipe, ou autres. Réservez quelques minutes pour lister les éventuels imprévus, et les solutions que vous allez adopter en fonction.

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