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Stress évènement

Comment éliminer le stress lors de la planification d’un évènement

Organiser un évènement est particulièrement stressant. De nombreux détails à régler, des problèmes qui surviennent qui font monter la tension, etc. Conseils pour bien gérer le stress lors de l’organisation d’un évènement.

Les métiers de l’évènementiel sont considérés comme étant particulièrement anxiogène. Une récente étude montre d’ailleurs qu’il s’agit du 5ème métier le plus stressant au monde tant au point de vue physique que psychologique. Dès les tous premiers pas de la préparation d’un évènement, la pression fait son apparition. Il faut, en effet, penser à tous les aspects tout en respectant le budget alloué. Par la suite, inévitablement, de nombreux problèmes vont fatalement surgir lors de l’organisation, souvent liés à des facteurs extérieurs. Apparaissent aussi une somme folle de petits détails à gérer, de décisions à prendre, etc. Enfin, le jour même de l’évènement, la pression est à son comble. Tout va-t-il se dérouler normalement, des problèmes de dernières minutes vont-ils apparaitre, le timing va-t-il être respecté, la météo sera-t-elle de a partie ? Ces questions sont source de stress car très souvent ce sont des paramètres qui peuvent tout changer le jour J alors que les solutions de rechange sont extrêmement limitées.

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Visualisez mentalement votre évènement

Visualiser mentalement votre évènement peut vous aider à voir des détails manquants. Vous pouvez aussi vous baser sur des plans pour vous inspirer et mieux comprendre ce qui manque à l’organisation ou si la distribution du local est mal adaptée. Cela vous permettra d’avoir une vue globale de votre évènement et vous enlever du stress inutile.

Faites appel à des experts pour vous libérer du stress

Si vous êtes stressé à l’idée de parler en public durant votre évènement, n’hésitez pas à prendre quelques cours avec un expert. Celui-ci vous apprendra des trucs d’orateurs pour vous libérer du trac. Vous pouvez aussi faire appel à un conférencier pour rédiger votre discours.

Avoir un budget prudent vous enlèvera du stress

Lors de l’organisation d’un évènement, il y a toujours des imprévus. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises et devoir faire des choix difficiles, comptez 10% de votre budget pour anticiper les imprévus.

Déléguer les responsabilités

Se charger seul d’un évènement est extrêmement stressant compte tenu de la somme importante de détails et de choses à penser. N’hésitez donc pas à déléguer une partie des tâches et responsabilités pour vous libérer de ce stress.

Gérer temps évènement stress

Fixez vous des délais et tenez-les

Avec l’argent, le temps est le plus gros facteur de stress lors de l’organisation d’un évènement. Vous pouvez travailler avec lui ou contre lui. Il est donc nécessaire de se fixer des échéances et de s’y fixer. Donnez-vous des délais réalistes et essayez d’être ponctuel avec ces échéances pour vous soulager du stress des retards qui s’accumulent et peuvent devenir catastrophiques.

Planifiez la logistique du lieu

Trouver le site pour votre évènement n’est pas la fin c’est au contraire un début. Pensez, de manière anticipée à la disposition des sièges, des installations sanitaires, des entrées et sorties, etc. Elaborer un plan peu vous aider grandement à planifier à l’avance la logistique et donc vous libérer de ce stress le jour venu.

Faites des sauvegardes de tout

Perdre des documents peut se révéler catastrophique. Pensez donc à faire des copies de sauvegarde de tous vos documents. Le Cloud est une solution idéale pour cela. Cela concerne aussi bien les devis, les contrats que vos plans. Cela vous épargnera une énorme montée de stress en cas de perte.

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Pour aller plus loin et apprendre à mieux gérer votre stress

Si vous êtes un organisateur régulier et êtes régulièrement confrontés à la gestion d’évènement, il existe des techniques prouvées qui vous permettront de mieux affronter le stress et réduire celui-ci lorsque vous sentez qu’il commence à monter en flèche. De nombreuses techniques de respiration issues du yoga par exemple vous permettront de relâcher la pression en cas de montée de stress. La méditation est aussi une technique recommandée.

Sources & crédits Source : Minutehack - Crédit : https://minutehack.com/guides/take-the-stress-out-of-event-planning-7-top-tips