Depuis la grande lancée vers le virtuel, les erreurs technologiques figurent parmi les pires cauchemars des planificateurs. Elles peuvent devenir la source d’échec des concepts. Ce format est pourtant rentable, attire un large public et favorise le réseautage. Il devient très prisé face à la Covid.
Pour que vous puissiez éviter au maximum les erreurs technologiques, prenez connaissance de celles qui sont souvent commises. En sachant de quoi il s’agit, vous prendrez les initiatives pour ne pas les commettre. Nous vous éclairons sur le sujet, soyez prêt à adopter des pratiques efficaces pour votre événement.
Ne pas être au courant des besoins techniques de vos participants favorise les erreurs technologiques
Avant tout, sachez que les problèmes techniques sont souvent les mêmes. Les participants ne peuvent pas se connecter ou accéder à leur microphone ou caméra, ils ne comprennent pas comment réserver ou rejoindre une réunion, etc. Ne pas en prendre conscience et agir en conséquence s’aligne parmi les erreurs technologiques récurrentes.
Ainsi, communiquez clairement avec vos participants sur les manières de procéder pour rejoindre l’événement. Utilisez des outils de communication puissants : sites web, e-mails, etc. Voici quelques points essentiels à faire part à vos participants :
- Encouragez-les à installer la dernière version de leur navigateur
- Ajoutez des liens utiles aux autorisations du navigateur et du système pour utiliser le microphone et la caméra
- Créez un guide étape par étape avec des captures d’écran ou même une vidéo sur la façon de rejoindre des réunions
- Incluez des moyens de vous contacter pendant l’événement en cas de besoins techniques.
Ne pas avoir de plan de sauvegarde pour les orateurs
Votre plan de sauvegarde consiste à toujours avoir une copie de toute vidéo sur votre ordinateur au format MP4. Cela vous évitera d’avoir un blanc sur les présentations en cas de souci technique. Ensuite, vous pouvez simplement sauter et cliquer sur “lecture”. Si vous organisez une présentation en direct, assurez-vous que votre conférencier vous offre une vidéo préenregistrée avant l’événement pour éviter les erreurs technologiques.
Ne pas utiliser un bon matériel et ne pas avoir de plan de secours pour les problèmes techniques
Investissez dans un microphone décent. Il n’est pas nécessaire que ce soit le plus cher du marché. Faites vos recherches et trouvez ce qui vous convient le mieux. Les participants pardonneront de nombreuses erreurs techniques mineures, mais ils ne pardonneront pas de ne pas pouvoir entendre ou comprendre les informations essentielles.
Le wifi n’est pas la voie à suivre pour organiser un événement virtuel. Connectez plutôt votre ordinateur à Internet via un câble Ethernet. Les ordinateurs peuvent être capricieux. Ayez un ordinateur de sauvegarde à portée de main avec tous vos fichiers au cas où votre le vôtre aurait des problèmes.
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