Paris est sans doute la capitale mondiale de l'événementiel ! Chaque année, la ville des lumières attire de nombreux professionnels souhaitant y organiser leur salon. Pour autant, organiser un salon événementiel à Paris n'est pas si facile qu'il n'y paraît. En effet, vous devez prendre en compte plusieurs éléments : le choix du lieu adéquat, les aspects logistiques et promotionnels, etc. Découvrez dans ce guide des conseils pratiques pour organiser son salon professionnel à Paris.
Le succès d'un salon parisien repose avant tout sur une préparation minutieuse. Cela requiert aussi une excellente coordination pendant l'événement. Grâce à nos recommandations sur-mesure, vous saurez comment transformer votre salon en un rendez-vous incontournable, dont tout le secteur parlera. Paris n'attend que vous !
Organiser son salon événementiel à Paris : choisir le bon lieu
Le choix du lieu est un facteur clé de réussite pour tout salon professionnel ! Pour choisir le lieu idéal de votre prochain salon événementiel à Paris, vous devez regarder de près ces éléments :
Le nombre de participants
Tout d'abord, prenez en compte le nombre de participants. Pour des manifestations d'envergures, nous vous conseillons de choisir des sites comme :
- Paris Expo Porte de Versailles,
- le Parc des Expositions de Villepinte.
En effet, ces lieux sont dotés d'infrastructures gigantesques pouvant accueillir des milliers de personnes. De plus, ils sont facilement accessibles. Ce qui facilite énormément l'organisation de manifestations d'envergure internationale.
Par ailleurs, pour des événements plus intimistes, tournez-vous plutôt vers :
- le Parc des Expositions de la Porte de Champerret
- la Grande Halle de la Villette.
Ils peuvent vous offrir des espaces à taille humaine. Leur côté modulable permettra d'ajuster la configuration des lieux selon vos besoins.
Le secteur d'activité
Outre la jauge, le secteur d'activité est également à prendre en compte. Certains sites sont plus adaptés que d'autres à certains domaines, de par leurs équipements techniques par exemple. Orientez-vous vers le lieu le plus en adéquation avec votre type de salon professionnel.
Optimiser la logistique de son salon événementiel à Paris
Pour les participants
En ce qui concerne les participants, vous devez prévoir une gestion des flux efficace par :
- l'utilisation d'un système de pré-inscription en ligne
- l'impression des badges à l'avance.
De cette manière vous évitez les files d'attente interminables à l'entrée. De plus, optimisez les accès selon la provenance géographique des visiteurs. Prévoyez aussi suffisamment de personnel pour filtrer rapidement l'entrée sur le salon. Un parcours balisé et une signalétique claire permettra ensuite aux visiteurs de se repérer facilement sur le salon.
Pour les exposants
Côté exposants, facilitez au maximum l'acheminement de leur matériel en amont de l'événement. En outre, vous devez mettre à disposition un service de livraison mutualisée. Ainsi, vous optimisez les coûts et l'empreinte carbone. Autre chose : fournissez-leur un guide détaillé sur :
- les modalités d'accès,
- les horaires de montage et démontage
- etc.
Une fois sur place, chargez-vous de l'assistance logistique. De cette manière, ils pourront se concentrer sur leur stand.
Le jour J
Le jour J, nous vous conseillons de :
- assurer une maintenance irréprochable des infrastructures,
- prévoir des équipes dédiées au nettoyage et à la collecte des déchets,
- intervenir rapidement en cas d'imprévu,
- coordonner la sonorisation, l'éclairage, la vidéo sur l'ensemble du salon.
Bref, une organisation millimétrée dans les moindres détails est la clé pour garantir une logistique optimale à vos exposants et visiteurs tout au long du salon. Notre expertise sur tous les aspects opérationnels vous permettra d'anticiper sereinement cette étape cruciale.
Assurer la promotion de l'événement
Assurer la promotion de votre salon professionnel est capital pour en garantir la fréquentation. Plusieurs leviers existent pour donner à votre événement un rayonnement optimal.
En amont, misez sur une communication multicanale pour toucher votre cible. Créez un site vitrine dédié pour présenter le salon et permettre l'inscription en ligne. Animez les réseaux sociaux avec des contenus attractifs valorisant les temps forts de l'événement. Diffusez des newsletters pour fidéliser les visiteurs des éditions passées.
De même, développez également des partenariats avec les médias spécialisés de votre secteur. Proposez des interviews ou des tribunes aux journalistes en échange d'articles de promotion.
Sur le salon, assurez une signalétique visible pour guider les visiteurs et leur donner envie de découvrir les différents espaces. Distribuez un plan et un programme complet à l'entrée pour leur permettre de cibler les conférences, animations et exposants qui les intéressent.
Enfin, des offres promotionnelles contribueront à booster la fréquentation. Offrez des tarifs préférentiels aux étudiants et jeunes professionnels. Vous pouvez ainsi attirer facilement cette cible. Ou encore offrir la gratuité pour les femmes le premier jour, afin d'équilibrer la mixité des visiteurs.
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