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Comment recevoir les artistes lors d'un festival évènement

Comment bien recevoir et traiter les artistes lors d’un évènement

Pour que votre évènement soit réussi, il est indispensable de bien traiter les artistes avant, pendant et après leur prestation. Conseils de communication, de sécurité et plus encore.

Avant d’entrer en scène, pendant leur représentation et après leur show, les artistes ont des besoins spécifiques. Qu’il s’agisse de l’organisation d’un festival, d’un concert ou d’un show, ils doivent être traités avec soin et ne doivent manquer de rien pour qu’ils soient dans des conditions optimales pour leur prestation. Voici donc 9 conseils pour traiter au mieux les artistes et faire en sorte qu’ils puissent donner le meilleur d’eux même.

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Communiquez clairement avec les artistes en amont

La communication est extrêmement importante pour une collaboration réussie avec les artistes. Toutes les nécessités doivent être définies par écrit comme par exemple le code vestimentaire, le chargement du matériel, les repas qui seront fournis. Les artistes définissent la plupart du temps les détails qu’ils souhaitent et leurs besoins. Cela peut aller de la température de l’eau au type de microphone. Il est extrêmement important de bien lire ces contrats et de respecter leurs demandes même si certaines semblent relever du caprice, cela fait partie des besoins. Si une demande n’est pas possible, soyez franc et honnête, ils peuvent se montrer compréhensifs ou proposer une solution alternative.

Faites en sorte que les artistes se sentent bienvenus

Un organisateur d’évènement doit comprendre que les artistes donneront le meilleur d’eux même si ils sont dans de bonnes dispositions. Songez qu’ils peuvent être épuisés par le voyage. Recevez-les bien et n’hésitez pas à proposer de la nourriture et des boissons. Vous pouvez même proposer une telle collation dans la voiture qui les mènera au lieu où ils donneront leur représentation. Cela peut aussi être des fleurs pour les femmes. Assurez vous toutefois de savoir avant s’ils ont un régime particulier, des allergies ou des restrictions.

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La sécurité des artistes est une priorité

Le matériel qui sera utilisé par les artistes durant leur performance doit être inspecté avec soin et doit respecter les consignes de sécurité en vigueur. Songez que les personnes qui organisent l’installation peuvent avoir commis une erreur et donc faites tout vérifier par une tierce personne. Un haut-parleur mal fixé peut conduire à un drame. Pensez aussi à la sécurité lors de l’arrivée des artistes. Il est préférable qu’ils arrivent par une porte discrète et que du personnel de sécurité les escortent.

Respecter la vie privée des artistes

Il est important que leur vie privée soit respectée dans leur loge. Assurez les que leurs effets personnels soient en sécurité et que leurs informations personnelles ne seront pas divulguées.

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Partagez les détails importants de l’évènement

Il est important de partager de nombreux détails avec les artistes qui se produiront lors de votre évènement. Les caractéristiques démographiques du public, le code vestimentaire, le type d’évènement sont autant d’informations précieuses qu’ils prendront en considération pour optimiser leur spectacle et le public qu’ils auront. N’oubliez pas non plus d’envoyer un plan du site.

Prenez aussi soin aussi de toute l’équipe

Les artistes sont entourés d’une équipe. N’oubliez donc surtout pas de prendre aussi soin de ces personnes. Si un membre de l’équipe d’un artiste est mécontent, cela peut se ressentir sur la prestation finale.

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Les artistes doivent avoir un responsable désigné

Il est nécessaire de désigner un agent de liaison pour les artistes. C’est cette personne qui guidera et accompagnera l’équipe et répondra aux diverses demandes qui peuvent être faites. Cet agent de liaison doit être une personne unique afin de faciliter la communication. Cette personne doit connaître tous les détails du contrat et être en capacité d’y répondre immédiatement ou mieux encore de manière anticipée. Cet interlocuteur unique doit aussi se charger de la communication dès le début des négociations.

L’après prestation a aussi son importance

La collaboration avec les artistes ne s’arrête pas après l’évènement. Vous pouvez construire une relation à long terme notamment en communicant avec l’artiste ou son équipe après l’évènement. Vous pouvez, par exemple donner du feedback et des remerciements. Si la prestation a été un grand succès, il est aussi bon de le souligner. Communiquer sur les erreurs ou ce qui a moins bien fonctionné est aussi utile pour qu’ils puissent corriger ces détails dans le futur.

Sources & crédits Source : BizBash - Crédit : https://www.bizbash.com/9-tips-for-how-to-treat-talent-at-events/new-york/story/36909#.XIE3WLh7mUl

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