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Comment organiser un festival de musique, toutes les étapes

Voici notre guide complet qui vous permettra d’organiser, du début à la fin, un festival de musique. Depuis la programmation des artistes à l’après festival et le nettoyage.

Il existe de nombreux festivals de musique en France. Certains sont devenus des références comme, par exemple, le festival des vieilles charrues à Carhaix en Bretagne ou bien encore les Francofolies de La Rochelle. Organiser un tel évènement nécessite une bonne préparation en amont. Nous vous aidons à y voir plus clair avec ce guide pour organiser votre propre festival.

Organisation d'un festival de musique

Organiser un festival de musique : les étapes préliminaires

Comptez plusieurs mois de préparation pour l’organisation d’un festival de musique pour ne pas être pris au dépourvu. Il vous faudra un terrain capable de recevoir le public mais permettant aussi un stationnement voir un camping si le festival se déroule sur plusieurs jours. La planification de l’espace est importante.  Il est important de réaliser une demande en mairie mais aussi sans doute auprès de la préfecture. Pensez aussi à la sécurité et aux secours.

La programmation artistique se fait aussi avec beaucoup d’anticipation. Le choix des artistes est primordial car c’est cette programmation qui attirera le public. Le choix des artistes doit donc se faire de façon sage et équilibré. Vous pouvez aussi compter sur des artistes locaux pour compléter votre programmation. Leur cachet est souvent beaucoup plus abordable.

Il vous faudra aussi trouver un budget et équilibrer vos finances. Il existe différentes sources de financement possible en plus de la billetterie et des revenus de la consommation d’aliments et de boissons. La mairie, le département, la région ou même encore le ministère de la culture peuvent vous aider.

Organiser un festival de musique

Organiser son festival de musique : les étapes essentielles

Il faut beaucoup de matériel pour organiser un festival de musique. Des toilettes mobiles, le matériel de sonorisation et de lumières, la scène, des loges pour les artistes, du matériel pour les entrées, etc. Il est préférable de passer par des entreprises spécialisées pour ces locations, elles savent évaluer les besoins et prévoir d’éventuels problèmes techniques.

Vous devez aussi prévoir les différentes équipes qui vont travailler avec vous. Les entrées, la réception des artistes, la sécurité, l’orientation, les secours, la buvette et la restauration, le nettoyage du site et de ses abords, etc. Vous pouvez bien sûr compter sur des bénévoles mais aussi la police ou la gendarmerie, les sapeurs-pompiers et la Croix-Rouge. Certaines tâches comme la sécurité peuvent nécessiter de passer par une entreprise spécialisée. Vous pouvez aussi passer par des commerçants locaux pour tout ce qui est restauration et buvette.

La promotion de votre évènement est aussi particulièrement importante. Vous pouvez bien évidemment passer par la presse locale ou par des campagnes d’affichage ou des campagnes de flyers. Ne négligez surtout pas les réseaux sociaux. De nos jours ce sont des partenaires indispensables pour la communication. Si votre festival est perdu au milieu d’autres évènements locaux, misez sur la différence.

Organiser un festival de musique étapes

Organisation d’un festival de musique : le jour J et le jour d’après

Pensez à avoir un ou plusieurs coordinateurs. Les bénévoles pourront ainsi avoir une personne à qui contacter facilement en cas de problème (et il y en a toujours même si en apparence tout a été prévu). Les membres de vos équipes doivent être facilement reconnaissables grâce à une tenue.

Une fois le festival de musique terminé, tout n’est pas fini. Il faut effectivement penser au nettoyage du site et de ses abords. Une équipe est souvent nécessaire pour cela. N’hésitez pas non plus à demander des retours auprès des festivaliers et des artistes. Ce feedback vous sera précieux, en plus de l’analyse des chiffres pour améliorer encore votre prochain festival.