En événementiel, l'accueil figure parmi les premiers critères de satisfaction des participants. Si vous embauchez des hôtes et hôtesses non professionnels, vos convives ne manqueront pas de le souligner. Puisque ces personnes seront les premières à être en contact avec vos invités, veillez à bien les choisir. Et si solliciter les services d'un prestataire était la solution adéquate ?
Une des erreurs fondamentales dans l'organisation d'une manifestation est de classer l'accueil événementiel dans la grille des points “pas importants”. Cet aspect est souvent sous-estimé puisque les gens insinuent qu'il s'agit simplement de se tenir debout, sourire et dire bonjour. Vous allez découvrir que ces hôtes et hôtesses ont d'autres attributions qui s'avèrent tout aussi importantes pour la réussite de l'événement.
Un prestataire d'accueil événementiel, mais pas que !
La base des prestations d'une entreprise d'accueil événementiel est la même : mettre à disposition des hôtesses. Cependant, leurs services s'étendent bien au-delà. Cela se remarque notamment dans les tâches que peuvent effectuer les personnes que le prestataire en question met à votre disposition.
Nous remarquons souvent ces personnes qui se tiennent debout à l'entrée du site pour accueillir chaleureusement les invités. En plus de cela, elles peuvent orienter les visiteurs tout au long du salon professionnel ou autre type d'événement par exemple. Un tel personnel s'avère également utile pour la gestion des flux grand public. Les hôtesses s'occupent aussi des animations commerciales pour la visibilité et le dynamisme de votre stand si cela est nécessaire.
En fait, les entreprises d'accueil événementiel s'adaptent aux besoins de votre organisation. Même la gestion de colis, la conciergerie et la mise à jour des registres peuvent être effectuées par le prestataire. A part cela, ce type de professionnel pense également aux détails qui pourraient glisser entre les mailles au sein de votre équipe. Qu'en est-il de l'accueil événementiel adapté aux PHMR par exemple ?
Quels avantages à passer par une entreprise de services ?
Le Journal du Net affirme que 80 % des entreprises organisent leurs événements en interne. Ce qui ne signifie pas qu'elles ne font pas appel à des prestataires pour les aspects pratiques tels que l'accueil événementiel. C'est même le contraire, une petite équipe interne gérant généralement une foule de contractuels mobilisés pour une occasion précise.
D'ailleurs, 52 % des organisations confirment que les prestataires proposent des conditions avantageuses. C'est eux qui s'adaptent à votre budget en proposant des offres adéquates et non le contraire. Voilà qui est déjà une bonne raison d'externaliser certains aspects de la manifestation.
A part cela, ces entreprises de services sont généralement spécialisées dans un domaine donné, l'accueil événementiel par exemple. Ce qui signifie qu'elles disposent d'une grande expérience en la matière et assurent un professionnalisme quant aux tâches ponctuelles qu'on attend d'elles.
De plus, même si la planification et le suivi de l'événement se font par les membres de votre équipe, ils ne pourront pas tout assurer à la fois. En sollicitant un prestataire pour l'accueil événementiel, vous permettez à vos collaborateurs de se focaliser à 100 % sur leurs attributions respectives.
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