A l’ère où l’hybride et le virtuel viennent renforcer les rangs des événements, vous serez amenés à lancer des appels d’offres pour les prestataires audiovisuels. Même si vous en aviez l’habitude dans la période pré-covid, tout a déjà changé. Il faudra donc apporter de nouveaux points à votre demande, aborder des aspects inhabituels.
C’est à vous de poser les bonnes questions à vos soumissionnaires audiovisuels dans votre appel d’offres. La qualité de leurs propositions dépend, en partie, des détails que vous allez fournir. Il est important que vos attentes soient claires et précises. Nous vous donnons quelques aspects à ajouter dans votre document afin d’éviter les mauvaises surprises le jour de votre événement.
Appels d’offres audiovisuels : les demandes additionnelles à intégrer
Les temps ont changé, vos besoins dans le secteur de l’événementiel aussi. Même si la crise sanitaire est arrivée sans prévenir, il faut en tirer des leçons. L’anticipation se place en tête de liste d’entre elles. Prévoyez toutes les possibilités en amont, avec toutes les parties prenantes, afin de toujours avoir un plan d’urgence, qu’importe les circonstances. La rédaction de votre appel d’offres pour les prestataires audiovisuels s’y inclut.
Soulignez que, désormais, votre partenaire doit avoir une stratégie virtuelle bien définie. Demandez aux soumissionnaires s’ils sont capables de gérer une production virtuelle et de quelles expériences ils disposent dans ce domaine. Toujours dans la conception numérique, le prestataire doit avoir une approche de la gestion de contenu.
L’appel d’offres doit cependant être clair sur ce qu’il y a à préparer par les prestataires audiovisuels. S’agit-il d’une meilleure maniabilité de la plateforme sur un support mobile ou plutôt de l’intégration sur l’interface d’utilisateur. Ce ne sont que des exemples parmi d’autres.
Si vous prévoyez de mettre en place un événement hybride, votre fournisseur doit être en mesure de le gérer. Donnez les critères à remplir dans votre appel d’offres pour prestataires audiovisuels : volume de la bande passante, matériels de diffusion… Soyez le plus précis possible.
Bien que cela ne soit pas réellement un changement dans les tâches à remplir, il devient plus important en cette période. Chaque soumissionnaire doit être en mesure de fournir un calendrier de gestion de projet. Ce document décrit les rôles, les responsabilités, les livrables et les dates. Cela vous donne une idée de la façon dont le fournisseur travaillera avec vous et s’il a mis en place un processus solide.
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