Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi il est important de réaliser le bilan d'un salon.
Organiser un salon demande beaucoup d'énergie. Une fois terminées, les équipes n'ont aucune envie : se reposer. Pourtant, il reste une étape très importante. Laquelle ? Réaliser le bilan d'un salon en évaluant tous les aspects de l'événement. Dans cet article, nous allons explorer les observations que doivent tirer trois types d'acteurs : les organisateurs, les exposants, et les visiteurs.
Organisateurs : assurer la pérennité d'une licence événementielle
Pour les organisateurs, le bilan d'un salon est très important. C'est LA phase d'évaluation de leurs prestations. Ont-ils réussi à satisfaire les demandes des clients ? Les prestataires engagés ont-ils été à la hauteur ? Toutes les étapes du plan de feu se sont-elles bien déroulées ? Il y a-t-il des éléments à revoir pour la prochaine édition ? Voici quelques questions que se posent les organisateurs après un événement.
Pour effectuer le bilan d'un salon, les organisateurs réalisent une analyse comparative. Ce document permet d'évaluer les bons et les mauvais points. Une fois cette étape complétée, il s'agit d'évaluer si les éléments ratés ont un impact sur la facture finale. Il est d'usage que le client demande un rabais sur la somme qu'il doit s'acquitter en cas de trop gros imprévu.
Pour garder de bonnes relations commerciales, les deux parties s'entendent sur la remise à effectuer. Évidemment, les organisateurs répercutent le coût imprévu sur leurs prestataires s'ils en sont responsables.
Il faut aussi analyser le visitorat du salon. Combien de personnes ont-elles fait le déplacement ? Quels types de profils ? Correspondent-ils à la cible préalablement visée ? S'il y avait des rendez-vous professionnels, ont ils bien été organisés ? Les stands étaient-ils bien placés ? La répartition équitable ?
Ils doivent également s'assurer de la satisfaction des exposants et des visiteurs. Nous reviendrons plus longuement sur ces points au cours des lignes qui suivent. À cela, s'ajoute une couche de communication finale afin de tirer publiquement le bilan d'un salon et en indiquant les moments marquants de ce rendez-vous annuel.
Exposants : récolter le plus de prospects possibles
De leurs côtés, les exposants attendent deux choses : une bonne organisation et d'obtenir des prospects. Ils sont à la fois attentifs aux détails logistiques, mais aussi à la taille de leurs stands et le rapport qualité/prix de ce dernier. Ils sont également intéressés par les animations : remises de prix, participation sur la “grande scène”, mise en avant particulière, etc.
Mais ce qui va véritablement les intéresser demande aux organisateurs d'attirer des décideurs. Le bilan d'un salon professionnel pour un exposant consiste essentiellement à compter le nombre de prospects avec lesquels il a discuté. Ce sont de futurs clients en puissance. Ensuite, le succès d'un événement se mesure en nombre de contrats signés. Si l'on prend l'exemple du Consumer Electronic Show de Las Vegas, les exposants évoquent ;souvent deux à trois mois après la fin du salon, la somme totale que représentent les contrats en cours de négociation. Dans le cadre d'un événement grand public, il s'agit principalement de faire découvrir son activité et d'augmenter les ventes des produits distribués sur Internet ou en magasin.
Les visiteurs : les meilleurs juges lors du bilan d'un salon
Qu'ils soient professionnels ou de simples “badauds”, les visiteurs d'un salon s'attendent à voir des choses attrayantes. Cela peut être des conférences, des tables rondes, des animations, des exposants, etc.
Pour maintenir cet intérêt, les organisateurs doivent trouver les bons acteurs à réunir. Parce que les visiteurs et donc les journalistes sont les premiers à tirer le bilan d'un salon.
Eux aussi jugeront la logistique, la disponibilité des stands de restauration, l'accessibilité des exposants, la présence de VIP, etc. Bref, tous les critères qui justifient leur déplacement.
Enfin, les articles journalistiques, les analyses de blogs spécialisés sont autant d'indications de la réussite d'un événement. Ces invités sont donc particulièrement intéressants à suivre pour s'assurer de la popularité des intervenants.
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