Dans la mise en place d'un événement, choisir un traiteur est l'une des étapes les plus complexes, mais aussi les plus sensibles. Toute l'expérience culinaire de vos convives dépend de cette décision. Rappelons, une fois encore, que la qualité de la nourriture que vous servez reflète la réussite de votre manifestation. Mais le menu ne fait pas tout, le service, l'hygiène et d'autres aspects sont tout aussi importants.
Quand viendra le moment de choisir le traiteur de votre événement, ne vous hâtez pas de prendre une décision immédiatement. Prenez le temps de discuter avec les différents prestataires, de manière à mieux vous renseigner sur leur professionnalisme, leur parcours. Voilà également une opportunité d'instaurer un climat de confiance en amont, puisque cela est très important pour aboutir à une collaboration fructueuse. Nous vous donnons les grands points à aborder pour déterminer qui est le meilleur de votre liste.
Choisir un traiteur selon le type d'événement à organiser
Il est primordial que le professionnel que vous embauchez soit capable de gérer le nombre de personnes que vous prévoyez d'inviter. Voilà pourquoi, pour pouvoir choisir un traiteur pour un événement, vous devez clairement décrire ce que vous attendez de lui. Parfois, vous aurez seulement besoin d'une entrée et d'un plat au lieu de plusieurs par exemple, les possibilités sont nombreuses. Afin que le prestataire puisse s'assurer de vous satisfaire, donnez-lui les détails cruciaux à l'avance.
L'emplacement d'un événement est crucial pour choisir le traiteur idéal. Si une personne n'a pas l'habitude de la région, elle pourrait avoir des difficultés avec le lieu ainsi que les conditions s'y afférant : climat, circulation, etc. Essayez de trouver un prestataire non loin de l'adresse pour réduire les coûts de déplacement. Mais surtout, il doit avoir l'expérience d'un lieu similaire. Par exemple, si votre événement se déroule en extérieur, le traiteur doit connaître les mesures de sécurité à prendre s'y afférant, etc.
Prenez connaissance de l'expérience du traiteur
N'hésitez pas à solliciter l'avis de votre entourage sur ses appréciations d'un professionnel donné. Consultez aussi les commentaires sur internet afin d'obtenir des remarques objectives et de tous horizons. Puis, demandez à voir les certifications du traiteur que vous pensez choisir pour votre événement. Les bases imposées par les services de santé et les agences d'assurance sont incontournables. S'ils ne sont pas en mesure de vous fournir les documents nécessaires, mieux vaut passer au candidat suivant.
Lorsque vous allez discuter avec le prestataire, énoncez clairement ce que vous attendez de lui. Mais laissez-lui aussi le temps de vous décrire son offre, aussi bien au niveau de l'esthétique de la nourriture que du temps de service ainsi que d'autres détails que vous jugerez pertinents. Notez tout cela dans le contrat que vous signerez conjointement par la suite. Cela évite les mauvaises surprises le jour J.
Choisir le traiteur d'un événement : entre qualité et satisfaction des besoins
Qualité, voilà un mot qui revient plusieurs fois lorsqu'il s'agit de choisir le meilleur traiteur pour un événement. Afin de vous en assurer, pourquoi ne pas obtenir une séance de dégustation pour découvrir les options disponibles ? En tout cas, si vous n'avez jamais travaillé avec le professionnel en question, cette étape est obligatoire. Ni de belles photos ni une description alléchante ne valent l'essai du vrai goût de la nourriture. C'est seulement ainsi que vous éviterez la déception.
Renseignez-vous également sur les méthodes de préparation des aliments. Demandez comment la nourriture sera préparée et livrée. La prise en charge se fera-t-elle hors site ou sur place ? Cela peut influer sur votre budget, mais aussi sur la qualité dans certains cas. Assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement du traiteur avant de le choisir pour votre événement.
Cela peut sembler évident, à un point où les planificateurs l'oublient parfois. Passez en revue les coûts lorsque vous aurez le devis du traiteur en votre possession. Faites attention aux frais cachés, lisez bien les petits caractères et pesez tous les critères en jeu : vos attentes, la taille de l'événement, le type de nourriture… Visualisez le résultat et réfléchissez bien à ce qui serait idéal pour un moment réussi pour vous, mais surtout vos invités.
Quel est le nombre de personnels nécessaires ?
Le nombre d'employés à mobiliser fait aussi partie des décisions à prendre avec le traiteur que vous allez choisir pour votre événement. Le fait est que s'il en prévoit trop, cela pèsera sur votre budget. Pour un buffet, 2 serveurs pour 30 invités seront requis. Il ne serait pas de trop de créer un poste spécifique pour l'approvisionnement continu des stations. En ce qui concerne les repas assis, un serveur pour 2 tables conviendra. N'oubliez pas d'inclure d'autres personnes pour gérer le service des boissons et d'autres pour nettoyer la vaisselle. Un barman pour 50 invités est correct, mais si vous disposez d'autres stations de boissons additionnelles, il faudra aussi ajouter du personnel.
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