En événementiel, il est absolument impossible de valider les services d’un traiteur sans avoir considéré son devis au préalable. D’ailleurs, afin d’avoir l’offre la plus intéressante en termes de qualité-prix, vous devez contacter plusieurs prestataires avant de vous fixer. Bien sûr, si vous avez déjà un professionnel avec qui vous collaborez habituellement, cela reste aussi pratique.
En tout cas, le devis fourni par le traiteur vous permettra de déterminer avant tout si vous avez les moyens de vous payer ses services. Vérifiez bien si votre budget concorde avec le prix à payer. Dans le cas contraire, effectuez quelques ajustements en supprimant des éléments non indispensables par exemple. Sinon, explorez d’autres possibilités de collaboration. Mais avant tout, voici les éléments dont votre prestataire aura besoin pour pouvoir vous fournir le coût de vos attentes.
Soulignez les informations de base de votre événement pour demander un devis au traiteur
Pour établir un devis, le traiteur doit d’abord connaître le type d’événement. S’agit-il d’un anniversaire, d’un séminaire d’entreprise, d’une réunion ou d’une soirée de gala par exemple ? Fournissez-lui également les détails sur le lieu afin qu’il puisse avoir un aperçu de la durée du trajet ainsi que des infrastructures disponibles sur place. Précisez s’il s’agit d’une salle de fête avec cuisine, d’un hall d’entrée ou simplement d’une salle. D’autres possibilités peuvent s’y ajouter. Cette information lui permettra de savoir quels matériels ou mobilier seront nécessaires.
Et surtout, soyez précis sur l’heure et le type de la prestation que vous lui demandez. S’agit-il d’une pause-café, d’un déjeuner, d’un apéritif ou d’un dîner ? Vous voulez un grand buffet, un cocktail déjeunatoire, des plateaux-repas ou un service à table ? Chaque style requiert une logistique et une organisation différente. Même le nombre de personnels n’est pas le même. Evidemment, le prix variera aussi en fonction de cet aspect-là.
Tout dépend de votre budget
Certains planificateurs omettent parfois la question de budget lorsqu’ils demandent un devis au traiteur. Pourtant, cela évitera les offres totalement hors budget et permettra d’économiser le temps des deux parties. En ayant une fourchette de la somme disponible, le prestataire pourra proposer une offre adéquate au budget. ll pourra penser à des suggestions, des idées et des astuces économiques pour s’y adapter et vous satisfaire au mieux.
Les autres éléments qui définissent le devis d’un traiteur
Le devis fourni par le traiteur dépendra du nombre de convives à votre événement. En plus de dire combien de personnes seront présentes, précisez s’il s’agit des membres d’une même famille, de collaborateurs ou de VIP. Le fournisseur adaptera le menu en conséquence.
D’ailleurs, à ce sujet, vous devez aussi lui faire part de vos préférences. Nourriture froide ou chaude ? Plats portionnés ou à partager ? Si ces aspects ne sont pas importants à votre égard, informez simplement le traiteur sur les diverses restrictions alimentaires à respecter. Bien que cela ne s’applique qu’à l’achat des produits, il doit s’y préparer. Certains ingrédients coûtent plus cher que d’autres. Donc, allergies, intolérances, végétarismes, régimes spéciaux, n’oubliez rien.
Parfois, les boissons ne sont pas incluses dans le devis d’un traiteur. ll se peut que vous vouliez vous en occuper vous-même ou que le site événementiel dispose de machines utilisables installées sur place. Le bar peut être également pris en charge par l’établissement. Dans certains cas, cela se limite aux boissons alcoolisées ou au vin uniquement.
Dans la mesure où vous avez besoin que le traiteur s’occupe des boissons ou de certaines d’entre elles, incluez cela dans votre demande de devis. Cependant, soulignez bien le type et les variétés que vous souhaitez avoir. Faites également connaître les conditions spécifiques du lieu ou de votre entreprise afin que le prestataire ne choisisse pas des boissons sur liste rouge.
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