Avoir le meilleur concept pour un séminaire d'entreprise ne suffit pas, trouver le lieu idéal pour le réaliser s'avère tout aussi important. Le choix dépend de plusieurs facteurs, notamment du budget de l'hôte. Le confort des participants, la capacité d'accueil sont autant de détails qui comptent. Mais comment distinguer les meilleures adresses ? Voici des conseils qui vous aideront à répondre à cette question.
Vous avez l'embarras du choix lorsqu'il s'agit de trouver un lieu pour un séminaire d'entreprise. Hôtels, salles de conférences ou de congrès, restaurants et même adresses atypiques comme les châteaux, les musées et les centres de loisirs se mettent à votre disposition. Rappelez-vous cependant que les moins chers ne sont pas forcément les plus adaptés à votre concept. Vous devez rester fidèle à l'identité de votre événement et à l'ambiance que vous souhaitez instaurer.
La première étape incontournable pour trouver le lieu idéal pour votre séminaire d'entreprise : définir les objectifs
Qu'il s'agisse de concevoir ou de chercher un lieu pour un séminaire d'entreprise, la première étape reste la même. En effet, vous ne pouvez guère avancer si vous ne connaissez pas votre direction. Avant tout processus de planification donc, demandez-vous d'abord quels sont les buts de l'événement. Voulez-vous renforcer les valeurs de votre entreprise auprès de vos collaborateurs, renforcer la cohésion de votre équipe ou la former sur les nouvelles procédures ? Une fois que vous aurez la réponse, vous disposerez déjà d'un critère qui vous aidera dans votre choix.
Lors d'un séminaire d'entreprise dédié à la formation par exemple, un lieu équipé d'une salle avec tables et chaises ainsi que du matériel pour la présentation sera nécessaire. Côté esprit d'équipe, un vaste espace permettant d'organiser des activités de groupe sera plus intéressant.
Quelle ambiance souhaitez-vous instaurer ?
Puisque les choix sont nombreux, la sélection doit commencer par l'ambiance que vous recherchez. Dans une région à elle seule, vous compterez des centaines d'espaces adéquats pour ce type d'événement. Afin de déterminer quel lieu correspond le mieux à votre séminaire d'entreprise, imaginez l'environnement parfait pour lui. Pour une mise au vert, il vous faudra un endroit outdoor, avec de la verdure et pourquoi pas des arbres autour, voire un lac ? Dans ce cas, le dépaysement sera la force du lieu.
Pour ceux qui recherchent l'originalité, les adresses insolites feront plus d'un heureux. Châteaux, bateaux ou même yourtes, laissez-vous tenter par la découverte et adonnez vos collaborateurs à l'aventure. Si vous souhaitez rester dans les règles et apporter de la modernité à votre décor, les salles de conférence et de réunion des hôtels conviendront.
Les détails qui comptent dans le choix d'un lieu pour un séminaire d'entreprise
Bien qu'un lieu puisse paraître parfait pour votre séminaire d'entreprise, s'il ne dispose pas de la capacité recherchée, faites une croix dessus. Si vous comptez recevoir 100 personnes, la salle doit pouvoir accueillir ces 100 personnes assises. Avec les restrictions liées à la Covid, veillez à ce que l'espace soit bien aéré et que personne ne se sente à l'étroit. Mieux vaut avoir des places en trop que pas assez.
Songez également aux besoins techniques de votre séminaire. Le mieux serait d'avoir une salle entièrement équipée ou disposant au moins du matériel de base : vidéoprojecteur, écran de projection, flip chart, sonorisation, micro, etc. Si certains matériels ne sont pas disponibles, réservez-les à l'avance pour la location. N'oubliez pas de prendre en compte leurs frais de transport ainsi que leur suivi tout au long de l'événement. Evidemment, cela impactera votre budget.
Le budget : un facteur qui peut tout changer
Sans budget, vous aurez les mains liées. Prenez connaissance des fonds disponibles à l'avance afin d'affiner rapidement vos recherches. Chaque lieu que vous gardez dans votre sélection pour votre séminaire d'entreprise doit donc respecter votre fourchette de prix acceptés. Ensuite, budgétisez tous les besoins de l'événement : animation, catering, sonorisation, lumière, transport, goodies, etc. Une fois encore, restez dans les marges. D'ailleurs, vous devez en avoir suffisamment puisque les imprévus peuvent parfois être très coûteux.
Se renseigner sur les offres de restauration et de boissons
La nourriture fait partie des éléments les plus mémorables de tout événement. La plupart des invités ne se souviendront pas du lieu du séminaire entreprise de l'année dernière, mais ils se souviennent de la nourriture servie, surtout si elle était mauvaise.
Certes, la plupart des espaces proposent un service de restauration, qu'il s'agisse de produits de première nécessité ou d'un service complet sur place. Mais il ne faut pas hésiter à demander plusieurs options pour couvrir tous les besoins alimentaires. Explorez des idées intéressantes pour varier la livraison ou la présentation de la nourriture.
Par ailleurs, il faut vérifier si le lieu peut accueillir des personnes souffrant d'allergies alimentaires ou de régimes spéciaux, afin que nul ne soit déçu. En ce qui concerne les boissons, demandez au responsable s'il est possible de servir des boissons alcoolisées après l'événement et s'il peut les fournir. Est-ce que celui-ci peut permettre d'utiliser le bar sur place ? Est-ce qu'ils peuvent gérer les demandes supplémentaires de dernière minute des participants, ou si les invités peuvent commander à la carte pendant l'événement.
Il faut souligner que 34 % des organisateurs événementiels consacrent la majorité de leur budget à la restauration. Ainsi il convient de se renseigner sur la possibilité de faire appel à des fournisseurs extérieurs.
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