Même si vous avez déjà pris l'habitude du format virtuel pour votre événement, ne prenez jamais sa planification pour acquise. Dans ce secteur, certains points peuvent encore vous échapper même avec le maximum d'anticipation. Les mauvaises surprises peuvent surgir au dernier moment. En tout cas, vous pouvez tout faire par avance afin de les éviter ou d'y remédier au plus vite.
L'industrie doit continuer à avancer. Si elle est encore présente après l'année blanche des formats en direct, c'est certainement grâce à la technologie. Il est donc primordial de préserver cette évolution. Cela signifie que dans la planification de votre événement virtuel, il faut être plus stratégique qu'avant. Redoublez d'efforts facilement grâce aux conseils suivants.
Dans la planification de votre événement virtuel, prenez les décisions difficiles tôt
Lorsque le compte à rebours commencera, vous n'aurez plus le temps de faire marche arrière. A ce moment-là, même si vous stressez, tout devrait déjà être prêt. Ce qui signifie que toutes les décisions importantes ont déjà été prises bien avant. Une fois que vous avez convenu d'un événement virtuel avec vos collaborateurs, commencez aussitôt la planification. Stratégie, fondation créative, programme, tout cela doit être clair avant les démarches suivantes, notamment celles qui concernent la production.
Misez sur l'apprentissage
Dans votre axe de communication, l'éducation sera votre meilleur allié. Il est difficile de reproduire certaines expériences au virtuel, mais ce n'est pas le cas de cet aspect-là. Les sessions éducatives obtiennent d'ailleurs des taux élevés d'engagement des participants. Axez la planification de votre événement virtuel dans ce sens.
Prévoyez donc les outils adéquats pour favoriser la participation de tout le monde : tchats, questions-réponses, etc. Assignez un modérateur pour éviter les rushs de commentaires. Assurez-vous d'avoir un contenu riche et bénéfique pour vos participants et puisqu'il s'agit d'un format online, commercialisez convenablement votre contenu à la demande.
Travaillez en équipe pour de meilleurs résultats
Même si le format change, les bonnes habitudes de l'événementiel, elles, restent les mêmes. La planification d'un événement virtuel doit se fonder sur une collaboration accrue entre les différents services et acteurs du projet. Ayez une hiérarchie bien définie avec des méthodes de travail claires. Ensemble, définissez des délais à respecter et respectez-les coûte que coûte. Le contenu à diffuser doit être impeccable. Ce qui signifie que vous devez avoir assez de temps pour la collecte, la vérification et la validation avant la publication. Le cas échéant, vous risquez de perdre un contenu dynamique et captivant.
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