Organiser un événement virtuel requiert autant de temps et d'énergie que celui d'une manifestation en direct. Malheureusement, les circonstances actuelles poussent les planificateurs à accélérer la cadence. A cause des annulations causées par le Coronavirus, les manifestations ont été interdites. Pour certains, reporter son événement n'était pas concevable. Le virtuel reste donc la meilleure alternative, nous vous montrons comment procéder !
Organiser un événement virtuel requiert à la fois un professionnalisme dans l'organisation événementielle, mais aussi une certaine connaissance de la technologie connectée. Puisque tout se passe en ligne, vous devez avoir une certaine maîtrise des outils disponibles. Si ce n'est pas le cas, rassurez-vous, vous apprendrez très vite !
Organiser un événement virtuel : le choix du concept
Le point de départ pour organiser un événement virtuel reste votre concept de base. Cela se traduit premièrement par le type de la manifestation. Avez-vous prévu un concert, une conférence, un séminaire ou une autre catégorie d'événement ? Vous ne pouvez pas transformer cette information, même lorsque vous migrez au virtuel.
Ensuite, imaginez votre événement. Que voulez-vous partager ? Quels messages souhaitez-vous transmettre ? Vos visions doivent être précises. C'est seulement après cela que vous pouvez solliciter les services des professionnels de l'événement virtuel. Ils possèdent la plateforme et peuvent concrétiser votre projet.
Choisir un lieu
Si vous avez loué une salle de conférence recevant 200 personnes, cela n'est peut-être pas approprié pour le changement de contexte. Pour organiser un événement virtuel réussi, vous devez trouver un lieu adapté. Pensez à la luminosité, aux installations techniques, mais aussi à l'esthétique de l'endroit lui-même.
A cause du confinement, tous les sites événementiels ont sûrement fermé leurs portes. N'hésitez pas à faire appel à vos connaissances professionnelles pour trouver la salle idéale. Il ne vous faut pas forcément une scène. Même un coin bien éclairé d'une pièce pourrait bien faire l'affaire pour certains. Le toit d'un immeuble pour avoir une vue panoramique est tout aussi plaisant, tout comme un joli jardin. Explorez votre imagination !
La décoration : point essentiel pour organiser un événement virtuel
Puisque vous avez dû faire l'impasse sur le lieu parfait, vous devez recréer l'ambiance qu'il apportait. Bien qu'une salle entièrement vide soit parfois très artistique, ce n'est pas forcément agréable lorsqu'il s'agit d'organiser un événement virtuel. L'espace doit refléter l'identité de votre manifestation.
Les symboles de votre entreprise devraient également être visibles. Imaginez une émission télévisée. Vous y voyez toute une logistique : des canapés, une table basse, parfois même des tasses de café. Tout doit rester naturel selon votre concept. Vous avez l'embarras du choix !
Opter pour la meilleure technologie pour organiser son événement virtuel
Ce détail important doit être discuté avec vos fournisseurs. Ces derniers vous seront d'un conseil précieux sur la réalisation de vos souhaits. Dans cette étape pour organiser votre événement virtuel, vous devez faire le choix sur les outils que vous souhaitez mettre à disposition de votre public.
Il s'agit principalement des commentaires, des sessions questions-réponses, des forums, etc. Vous devez soigneusement étudier la faisabilité, mais aussi la praticité de vos choix. L'expérience doit rester fluide. Pour ce type d'événement, le public préférera évidemment participer. A vous de voir comment les satisfaire.
L'accessibilité avant tout !
Votre événement ne peut pas avoir lieu en direct ? Sachez que cela est autant une peine pour vous que votre public ainsi que les participants. Lorsque vous décidez d'organiser un événement virtuel à la place, vous devez garder la satisfaction de vos cibles en tant que priorité.
En première ligne, vous devez vous assurer que ce nouveau format de votre concept soit accessible par tous. Veillez à ce que chaque participant comprenne bien comment accéder à l'événement. Ensuite, prévoyez des conseils d'utilisation pour la manipulation de la plateforme et des différents outils. Assignez un technicien pour répondre aux questions techniques si possible. Tout le monde doit se sentir à l'aise.
Exploitez les réseaux sociaux
Communiquez à fond sur le nouveau format de votre projet. Organiser un événement virtuel ne donne pas accès à autant de canaux de communication que lors d'un événement en direct. Votre meilleur atout demeure les réseaux sociaux. Vu toute la panoplie disponible gratuitement, vous pouvez tous les utiliser.
Cependant, vous devez garder l'identité de votre concept. Étudiez l'influence du réseau social et voyez comment l'exploiter. Ce n'est pas parce que tout le monde est sur un site en particulier que c'est aussi adapté pour vous. N'oubliez pas de créer votre hashtag pour parfaire le tout.
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