En cas de force majeure, reporter son événement devient la solution la plus probable afin d'éviter les problèmes. C'est le cas en ce moment, à l'heure où le Coronavirus fait des victimes dans le monde entier. La plupart des pays sont désormais en confinement, les manifestations sont interdites. Pour certains, l'annulation est le seul recours.
Si vous n'êtes pas obligé de mettre une croix sur votre projet, essayez toutes les alternatives qui s'offrent à vous. La technologie propose aujourd'hui plusieurs manières de se faire connaître en ligne. Les événements virtuels s'enchaînent en ces temps de crise. Pourtant, cette solution n'est pas toujours appréciée par tous. Pour certains, l'expérience en face à face doit être gardée. Ceci est un véritable défi à relever. Nous vous guidons pour que cela soit possible !
Communiquer immédiatement sur les circonstances
Nous ne cesserons de le répéter: la réactivité, c'est la clé. En événementiel, vous devez agir rapidement. Les surprises font partie du quotidien des professionnels du secteur. Même si elles ne sont pas toujours bonnes, vous devez avoir un plan de secours, voire plusieurs. N'attendez pas que votre boîte de réception ou vos pages sur les réseaux sociaux soient inondées de questions.
De plus, en situation de crise, ces commentaires ne sont pas toujours positifs. Restez au courant de l'évolution des circonstances et informez rapidement votre public. N'ayez pas peur de prendre des risques. N'attendez pas que votre pays soit dans une situation d'urgence avant d'adopter les mesures nécessaires.
Cependant, soyez certain de ce que vous dites. Vous ne devez pas revenir sur le même sujet et changer vos propos par la suite. Reporter son événement sans communiquer une date immédiatement est autorisé. Veillez simplement à rassurer vos participants sur les solutions vis-à-vis de ce report. Soulignez aussi la continuité de cette communication que vous avez déjà entamée.
Reporter son événement pour quand ?
Voici une décision que vous ne pouvez pas prendre seul. Reporter un événement requiert toute une série de confrontations d'idées et de solutions à trouver. La nouvelle date de l'événement figure parmi les plus complexes. Premièrement, analysez le contexte actuel qui vous a contraint de prendre cette décision.
Des pronostiques sont souvent disponibles sur la durée de la crise. Cependant, ils doivent simplement vous servir de repères. Si les autorités prévoient d'y mettre un terme dans 3 mois, choisissez une date dans 5 ou 6 mois. Anticipez toujours les problèmes qui pourraient survenir entre temps.
Avec le Coronavirus, c'est un moindre mal que cela se soit produit en début d'année. Ainsi vous pourrez prévoir votre événement vers le mois de juillet. Ceux qui préfèrent jouer la carte de la sécurité préféreront une date proche de la fin de l'année. De plus, les sites événementiels vont avoir un surcharge de réservations sur un créneau en milieu d'année. N'hésitez pas à vous démarquer.
Gérer ses collaborations externes
Reporter un événement provoque tout un chamboulement de votre organisation. Cela ne vous concerne pas uniquement, mais aussi tous ceux qui travaillent avec vous. Il s'agit principalement de vos partenaires et prestataires. Ces entités ou personnes doivent être averties de votre décision avant le public.
Prenez le temps de les appeler pour leur faire part de ce changement directement. Confirmez cela par un mail officiel par la suite. Vous devez gérer cette crise avec vos partenaires. Voyez s'il y a une manière de discuter des solutions possibles. Trouvez les meilleures démarches ensemble.
Il est toujours mieux de régler les problèmes à l'amiable avant de se référer au contrat. Cela pourrait éviter les frais, sans pour autant mettre les différentes parties en perte. Un terrain d'entente est toujours possible vu que l'événement aura lieu. Pour certains cas, les décisions seront prises par rapport au contrat signé préalablement.
Reporter un événement : comment rassurer le public ?
Une fois les solutions mises au point avec vos partenaires et vos prestataires, vous devez en aviser le public. Allez-vous rembourser les inscriptions ou les billets ? Ou seront-ils valables pour la nouvelle date ?
Donnez souvent de vos nouvelles pour montrer que vous pensez à vos participants. Cela vous permettra aussi de viser un nouveau public. Si vous aviez prévu un festival, publiez des vidéos de performances des artistes depuis chez eux par exemple. Pour les conférences, les intervenants prévus peuvent offrir quelques séances de partage de temps en temps.
- Partager l'article :
