Organisation d’événement : la réactivité, c’est la clé

Dans l’organisation d’un événement, il faut faire preuve de réactivité face aux changements de dernière minute et autres incidents inévitables.

Le lieu prévu pour la manifestation a subi un dégât des eaux. Un accident sur une autoroute fait capoter toute la logistique. Trop d’affluence. Autant de problèmes qui feront plier certains sous la pression. Mais les meilleurs organisateurs trouveront une solution à l’urgence.

L’événementiel ou l’art de résoudre les problèmes

La réactivité avant et pendant un événement est imbriquée dans le rôle de l’organisateur. Faire en sorte que les invités, visiteurs ou participants aient une expérience agréablement inoubliable le jour J est son but principal. Mais, on a beau planifier, les choses ne vont pas toujours dans le sens qu’on veut.

En premier lieu, il faudra anticiper les éventuels scénarios catastrophes et prévoir des solutions d’appoint. Confronté à un problème inopiné, il est essentiel de prendre du recul et d’analyser la situation avant d’en arriver aux conclusions. Si le manager est en faute, il ne devra pas rejeter la faute sur son équipe, mais assumer ses responsabilités.

Réactivité, inefficace sans une bonne communication pendant l’événement

Dans tous les cas, la communication entre les membres de l’équipe doit être le maître-mot. En effet, une fois la solution à un problème trouvée, il faut encore l’implémenter. Pour ce faire, lors de votre événement, louez votre flotte de téléphones satellite.

Ce type d’appareil permet d’éviter tous les problèmes courants relatifs au téléphone. Entre autres, ils ont une couverture mondiale, les rendant opérationnels même dans les lieux les plus reculés. Ils sont donc parfaits si vous organisez un festival ou un événement à la campagne où les réseaux téléphoniques sont parfois capricieux.

Mais, quel que soit le moyen de communication choisi, la réactivité ne suffit pas pour sauver un événement du désastre. Il faut encore rester en contact permanent avec ses équipes, en externe ou en interne, pour assurer la bonne exécution du plan B.

Organisation d’un événement : la réactivité, ça peut s’apprendre

La réactivité est donc une qualité essentielle à tout organisateur d’événement. Mais devenir plus alerte afin de déterminer rapidement la meilleure stratégie est à la portée de tout le monde.

La patience est primordiale

Pour résoudre les problèmes rapidement, être patient est la meilleure approche, même si cela peut apparaître comme un non-sens quand on parle de réactivité pendant un événement. En effet, nous avons une fâcheuse tendance à tout de suite envisager les causes et les solutions sans même connaître l’étendue du problème.

Si cela peut nous faire gagner du temps sur le moment, cette manie est source d’innombrables problèmes. En premier lieu, elle donne l’impression que nous négligeons notre interlocuteur. De plus, une réponse basée sur la moitié d’une équation est rarement la bonne. Il faut donc apprendre à prendre son mal en patience.

Cultiver sa créativité

Imaginer une solution à un problème nécessite… de l’imagination. Un bon organisateur événementiel ne va jamais sous-estimer une solution sans même y avoir profondément réfléchi. En effet, les idées les plus improbables peuvent parfois être les meilleures. Ainsi, demeurer ouvert à toutes les possibilités durant votre événement sera la source de votre réactivité face à toutes les circonstances.

Rester curieux

La curiosité nous fait découvrir des visions différentes de la nôtre, autant de solutions potentielles à des problèmes qu’on pourra rencontrer dans le cadre de notre travail. C’est pour ça qu’un bon organisateur doit toujours être curieux. De la sorte, il pourra faire appel à toutes ces connaissances librement acquises pour alimenter sa réactivité en cas d’incident pendant un événement.

A lire également

renonciation COVID

Renonciation COVID : à adopter ou non ?

Contents1.L’événementiel ou l’art de résoudre les problèmes2.Réactivité, inefficace sans une bonne communication pendant l’événement3.Organisation d’un …

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *