Organisation d’événement : la réactivité, c’est la clé

La réactivité, une qualité cruciale en événementiel. Qu’importe le poste que vous allez exercer, être réactif n’est pas un choix, mais une obligation. Le fait est que dans l’organisation d’événements, les surprises de dernières minutes font partie du quotidien. Evidemment, vous aurez un planning bien établi, mais les choses ne se déroulent pas toujours comme on les prévoit.

En matière de surprises, pas toujours bonnes, vous allez être servi. Il pleut des cordes alors que vous prévoyez une garden-party. Il y a une fuite d’eau dans les salles de spectacles. Un accident sur la route bloque l’accès de la logistique. Il y a nettement plus de personnes présentes que ce qui était prévu. Ce ne sont que quelques exemples parmi les situations possibles. Parfois, la pression issue de ces problèmes fait plier certains professionnels. Mais rappelez-vous que les meilleurs misent sur la réactivité et trouvent une solution en toutes circonstances.

L’événementiel ou l’art de résoudre les problèmes

La réactivité avant et pendant un événement est imbriquée dans le rôle de l’organisateur. Faire en sorte que les invités, visiteurs ou participants aient une expérience agréablement inoubliable le jour J est son but principal. Mais, on a beau planifier, les choses ne vont pas toujours dans le sens qu’on veut.

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En premier lieu, il faudra anticiper les éventuels scénarios catastrophes et prévoir des solutions d’appoint. Confronté à un problème inopiné, il est essentiel de prendre du recul et d’analyser la situation avant d’en arriver aux conclusions. Si le manager est en faute, il ne devra pas rejeter la faute sur son équipe, mais assumer ses responsabilités.

Réactivité, inefficace sans une bonne communication pendant l’événement

Dans tous les cas, la communication entre les membres de l’équipe doit être le maître-mot. En effet, une fois la solution à un problème trouvée, il faut encore l’implémenter. Pour ce faire, lors de votre événement, louez votre flotte de téléphones satellite.

Ce type d’appareil permet d’éviter tous les problèmes courants relatifs au téléphone. Entre autres, ils ont une couverture mondiale, les rendant opérationnels même dans les lieux les plus reculés. Ils sont donc parfaits si vous organisez un festival ou un événement à la campagne où les réseaux téléphoniques sont parfois capricieux.

Mais, quel que soit le moyen de communication choisi, la réactivité ne suffit pas pour sauver un événement du désastre. Il faut encore rester en contact permanent avec ses équipes, en externe ou en interne, pour assurer la bonne exécution du plan B.

Organisation d’un événement : la réactivité, ça peut s’apprendre

La réactivité est donc une qualité essentielle à tout organisateur d’événement. Mais devenir plus alerte afin de déterminer rapidement la meilleure stratégie est à la portée de tout le monde.

La patience est primordiale

Pour résoudre les problèmes rapidement, être patient est la meilleure approche, même si cela peut apparaître comme un non-sens quand on parle de réactivité pendant un événement. En effet, nous avons une fâcheuse tendance à tout de suite envisager les causes et les solutions sans même connaître l’étendue du problème.

Si cela peut nous faire gagner du temps sur le moment, cette manie est source d’innombrables problèmes. En premier lieu, elle donne l’impression que nous négligeons notre interlocuteur. De plus, une réponse basée sur la moitié d’une équation est rarement la bonne. Il faut donc apprendre à prendre son mal en patience.

Cultiver sa créativité

Imaginer une solution à un problème nécessite… de l’imagination. Un bon organisateur événementiel ne va jamais sous-estimer une solution sans même y avoir profondément réfléchi. En effet, les idées les plus improbables peuvent parfois être les meilleures. Ainsi, demeurer ouvert à toutes les possibilités durant votre événement sera la source de votre réactivité face à toutes les circonstances.

Rester curieux

La curiosité nous fait découvrir des visions différentes de la nôtre, autant de solutions potentielles à des problèmes qu’on pourra rencontrer dans le cadre de notre travail. C’est pour ça qu’un bon organisateur doit toujours être curieux. De la sorte, il pourra faire appel à toutes ces connaissances librement acquises pour alimenter sa réactivité en cas d’incident pendant un événement.

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