Pour le grand retour des manifestations, chaque espace événementiel se retrouve dans l'obligation d'appliquer la distanciation sociale. Certains sites sont alors contraints de réduire leur capacité. D'autres optent pour de nouvelles habitudes de fonctionnement. En tout cas, le plus important reste le respect des 2 mètres (ou plus) entre les personnes présentes.
Même si tout le monde est content de se retrouver au sein d'un même espace événementiel, la distanciation sociale reste obligatoire. Oui, il est assez inhabituel d'appliquer cela pour un événement networking, un concert ou simplement aller au cinéma. Mais cela est aussi sécuritaire pour les participants que le personnel de la manifestation. Voici donc à quoi se préparer et s'attendre.
Préparer son espace événementiel en s'informant sur les mesures de distanciation sociale à appliquer
Les conditions de reprise des activités diffèrent selon les pays. Dans certains cas, elles sont même différentes d'une région à une autre. Aux Etats-Unis par exemple, la distanciation sociale à respecter au sein d'un espace événementiel est de 1,5 mètre dans certains Etats. Au Royaume-Uni et au Canada, il faut compter 2 mètres au minimum entre deux personnes.
Il est donc important de vous renseigner quant aux règlements à suivre ainsi que sur les mesures de santé et de sécurité à appliquer. Prévoyez un réaménagement de votre espace événementiel afin de pouvoir appliquer la distanciation sociale pendant les événements. Il sera nécessaire d'augmenter considérablement les protocoles de nettoyage et de désinfection. Aussi, réduisez les points de contacts physiques autant que possible. Vous devriez alors adopter de nouveaux formats pour la restauration ainsi que d'autres aspects de votre concept interne.
Quelles nouvelles mesures de sécurité appliquer exactement ?
Sachez que le respect de la distanciation sociale dans un espace événementiel ne s'arrête pas aux 2 mètres obligatoires entre les gens. L'efficacité de cette règlementation n'est assurée que si vous adoptez de nouvelles mesures d'hygiène et de sécurité.
Limitez le nombre de personnes qui se trouvent au sein d'une même salle. A l'entrée du site, prévoyez un système de prise de température. Aucune personne porteuse du virus ne doit entrer afin d'éviter tout risque de contamination.
Etablissez un programme complet et clair de santé et d'hygiène. Il doit comprendre les mesures de distanciation sociale au sein de l'espace événementiel, évidemment. A part cela, le port obligatoire du masque, l'occupation des services de vente, le plafond d'effectif et d'autres éléments que vous jugez essentiels s'y ajoutent.
Il indique également des instructions distinctes pour différents aspects des opérations du site. Cela concerne notamment la formation des employés, les protocoles de nettoyage et l'accès aux EPI. Puisqu'il s'agit d'un programme inhabituel, il est important que tout le monde soit au même niveau d'informations et de capacités. Un nouveau flux de traitement des clients se mettra en place, ainsi que des politiques d'assainissement spécifiques pour chaque service du personnel.
Assurer la distanciation sociale au sein d'un espace événementiel en impliquant le virtuel
Voilà un des rares points positifs du confinement sur l'industrie des événements : l'émergence du format en ligne. Grâce à lui, certains planificateurs n'ont pas été obligés d'annuler leurs manifestations. Ce qui a permis aux gens de passer de bons moments ensemble, même en étant séparés.
Ces longs mois à rester chez soi ont fait que les événements virtuels ont gagné du terrain. Il est clair qu'ils ne remplaceront jamais le format physique. En tout cas, ils seront nécessaires pour l'application de la distanciation sociale au sein d'un espace événementiel en cette période encore délicate.
Puisque les effectifs se réduisent, les salles ne peuvent pas recevoir leur capacité maximale. Pour rattraper ce manque, les planificateurs et fournisseurs de site prévoient une transmission en direct online. C'est une manière de maintenir les événements à la fois au niveau de la viabilité que de l'accessibilité. De plus, les frontières étant encore fermées, c'est la seule manière pour les participants à l'étranger d'assister aux manifestations.
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