Modérer, c’est veiller à ce que l’événement virtuel ne devienne pas ennuyeux. Bien que le format online dispose de plusieurs atouts à son compte, il suffit de peu pour tout gâcher. L’inexistence d’engagement en fait partie. Réduisez les risques de flop pour votre future manifestation online grâce à notre guide.
Dès l’attribution des tâches, prévoyez déjà un responsable pour modérer votre événement virtuel. Afin que cette personne puisse se retrouver dans ces attributions, nous lui avons concocté quelques conseils. Ce n’est pas tout, découvrez aussi les outils qui seront utiles dans la bonne exécution de cet aspect de la manifestation.
Pourquoi modérer un événement virtuel ?
Imaginez des centaines de commentaires arriver en même temps au cours de votre événement virtuel en live, ne serait-ce pas mieux de les modérer ? Pourtant, il est totalement déconseillé de produire des manifestations unilatérales. Puisque l’orateur est déjà occupé par sa présentation, un modérateur lui sera d’une grande aide pour assurer l’engagement des participants. Grâce à cette personne désignée, l’interaction se fera d’une manière fluide.
Quels outils vous serviront ?
Rassurez-vous, il n’y a pas de budget colossal à prévoir si vous projetez de modérer votre événement virtuel. Avant tout, choisissez une plateforme disposant d’une fonction tchat pour votre concept événementiel. Cette option sera intégrée que vous diffusiez sur un réseau social, zoom ou tout autre logiciel de webinaire.
Dans le cas contraire, proposez un forum de participants. Le plus important étant que ceux-ci puissent s’exprimer, même après l’événement. C’est à vous de créer cet endroit virtuel où ils pourront se réunir et rester en contact.
Les conseils pour bien modérer un événement virtuel
Afin d’éviter le rush de sollicitations pour les pannes techniques, faites un test de votre technologie à l’avance. Il ne s’agit pas de le faire à la hâte juste avant l’heure, prenez bien le temps de tout vérifier.
Modérer un événement virtuel ce n’est pas seulement trier les commentaires. Ce travail commence dès le début de la session. Guidez le public quant à l’utilisation du matériel : faut-il activer la vidéo ou non ? faut-il couper le micro ou non ? Donnez tous les détails, même ceux que vous jugez minimes. Un point essentiel à communiquer : allez-vous faire une pause pour répondre aux questions ou allez-vous attendre la fin ?
Ensuite, poursuivez par un brise-glace. C’est la meilleure manière d’instaurer l’esprit du réseautage et de mettre une bonne ambiance dès le début. Tout au long de l’événement, la personne qui se charge de modérer l’événement virtuel s’assurera de la fluidité de la conversation. C’est elle qui sélectionne les questions à répondre en live si nécessaire. En tout cas, elle demeure disponible pour suivre de près le tchat et apporter des explications au public si nécessaire. N’hésitez pas à appeler les participants par leur nom pour créer une expérience plus personnalisée.
En même temps, observez bien vos participants. Vous pourrez facilement voir sur leur visage s’ils restent concentrés, s’ennuient ou sont distraits. Réagissez en conséquence lorsque vous réalisez que la séance manque d’engagement.
Afin de garder le contact, prévoyez un groupe de discussion hors de la plateforme. Cela vous servira pendant, mais aussi après l’événement. Slack et Facebook sont des outils habituels qui feront l’affaire. Les gens les utilisent souvent, ce qui facilite leur manipulation. Au sein de ces discussions, partagez les liens des documents ou autres ressources liées à l’événement.
Même après l’événement virtuel, ne cessez pas de modérer. Envoyez un mail à votre public en guise de remerciement, mais aussi pour recueillir des commentaires. La communication post-événement est cruciale pour affiner vos futurs événements.
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