réussir une collecte de fonds virtuelle gala virtuel

Comment organiser un gala virtuel ?

Plusieurs événements habituels continuent en virtuel et le gala en fait partie. Même si le public n’est pas tout à fait habitué à ce nouveau format, il s’y adapte peu à peu. D’ailleurs, aux Etats-Unis, la collecte de fonds du Humane Society comptait 131 000 téléspectateurs. Il a fallu à l’équipe organisatrice 17 jours pour tout mettre au point. Comment a-t-elle donc fait ?

Humane Society a fait appel à son partenaire de longue date pour l’organisation de ce gala virtuel. Il s’agit d’Eventique, une société new yorkaise spécialisée dans la planification et la production événementielle. Elle prenait déjà en charge cette tâche depuis plus d’une décennie, mais pour une version en direct. L’événement virtuel “Rock the House for Animals” a été diffusé le 30 avril. En 98 minutes, près de 269 000 euros ont été récoltés. 

Les préparatifs à distance d’un gala virtuel 

Pour le cas de Humane Society et Eventique, le processus de planification du gala virtuel s’est déroulé à distance. Les réunions, brainstorming et toutes autres entrevues se font alors par appel vidéo. Une fois le concept mis en place, la prochaine étape est le choix de la date. L’équipe l’a choisie en examinant un calendrier d’émissions en ligne et d’événements télévisés, à la recherche d’une soirée avec peu ou pas de conflits.

Place ensuite à la conception du message à transmettre aux cibles. Avec le défi de réalisation d’un gala virtuel en 17 jours, tout le monde devait travailler même le week-end. La partie technique est également un point à ne pas oublier. Les équipes se penchent alors sur les détails de la plateformes, mais aussi du processus à adopter pour les dons

production vidéo d'un gala virtuel

Côté publicité, les chargés de l’audiovisuelle développent les graphiques animées ainsi que la série de scripts pour validation. L’équipe de production examine ensuite tous les scénarios pour la diffusion et en informe le graphiste pour la réalisation. La promotion de l’événement a commencé une semaine avant le jour J

Il est également nécessaire de déterminer les éléments préenregistrés et non. N’hésitez pas à visionner d’autres événements virtuels pour vous inspirer. Une fois cela fait, place à l’enregistrement et au briefing pour les passages en direct. A la veille du jour du gala virtuel, effectuez une répétition technique avec l’ensemble de l’équipe. 

Sources & crédits Source : https://www.bizbash.com/production-strategy/event-production-fabrication/article/21134322/how-the-humane-society-of-the-united-states-virtual-gala-was-planned-in-just-17-days - Crédit :

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