Pour organiser un webinaire, vous avez besoin de temps, de ressources technologiques et surtout d'une préparation sérieuse. Ce format événementiel figure parmi l'un des outils qui permettent de communiquer avec les cibles malgré la situation, autant bien l'utiliser. Les procédés diffèrent en quelques points avec la conception d'un événement virtuel, même si quelques similarités existent également. Sachez bien faire la différence pour éviter de vous tromper.
Malgré la montée en flèche des événements virtuels, le webinaire demeure le préféré des amateurs de simplicité. Bien qu'il ne soit pas si sophistiqué, modulable et engageant, il reste un bon moyen pour garder le contact avec les clients. D'autant plus qu'il nécessite des coûts largement réduits tout en procurant des données essentielles aux futures stratégies de vente.
Première étape pour organiser un webinaire : choisir un sujet
Pour organiser un webinaire qui attirera votre public, choisissez un thème qui l'intéresse vraiment. Si vous proposez des produits ou services spécifiques, référez-vous aux questions les plus posées par rapport à vos activités. Quelles sont les lacunes à combler ? De quelles expertises votre public a-t-il besoin ? Soyez le plus précis possible.
Quel format pour votre webinaire ?
L'erreur fondamentale réside dans le mauvais choix du format. Organiser un webinaire réussi signifie proposer un format adapté aux objectifs, aux aspirations et surtout à la cible. Vous avez le choix entre une expérience interactive en petit groupe ou une conférence pour un grand public.
Si vous projetez d'inclure plusieurs orateurs, prévoyez un modérateur pour diriger les débats et filtrer les questions des participants. Déléguez également l'aspect technique à quelqu'un d'autre afin de vous focaliser sur le bon déroulement pratique de l'événement.
Quel contenu prévoir pour organiser un webinaire ?
Contrairement à un événement virtuel, un plan face caméra tout au long de l'événement convient pour un webinaire. La première étape dans l'élaboration de contenu consiste donc à préparer l'ensemble de votre speech. Cependant, voir une tête qui parle pendant plusieurs minutes ennuiera les participants à coup sûr.
Organiser un webinaire rime donc avec conception de supports visuels additionnels. Il peut s'agir de diapositives, d'images, de graphiques, de tableaux ou même de statistiques. Ces éléments serviront d'appui à votre explication et aideront les participants à comprendre ce que vous dites. Sans oublier le fait qu'ils garderont votre prestation visuellement intéressante.
Quand ? Où ?
Choisissez la plateforme pour organiser le webinaire selon les critères suivants : capacité maximale, espaces disponibles, fonctionnalités de partage d'écran, de diapositive, d'enregistrement. Voyez également les outils d'engagement disponibles, notamment la possibilité de poser des questions.
En ce qui concerne la date et l'heure, cela dépend de votre cible. Optez pour une date assez éloignée (au moins 2 semaines d'écart avec l'annonce) pour que les gens puissent s'organiser. Si vous avez une cible B2B, les jours de travail conviendront. Si vous visez plutôt les consommateurs, les soirées et les week-ends conviendront le mieux.
Organiser un webinaire, c'est aussi le promouvoir
Les réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés dans cette phase. Choisissez-les en fonction de votre public visé. Ensuite, créez une page spécifique au webinaire que vous allez organiser. Prenez le temps d'optimiser et de bien référencer vos publications afin d'assurer la transmission et la visibilité de votre message. N'oubliez pas de communiquer à l'avance tous les éléments fondamentaux de l'événement : thème, date, heure, lien d'accès, programme, etc.
Pendant l'événement : que faire ?
Avant le jour J, prévoyez une séance de test afin de vous familiariser avec la technologie que vous allez utiliser. C'est également le moment de tester vos supports visuels et de les vérifier une dernière fois. Vérifiez bien le son et la vidéo du webinaire que vous êtes en train d'organiser. Il se peut qu'un micro additionnel soit nécessaire pour que vos participants vous entendent clairement. Assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement des séances de questions-réponses pour pouvoir inciter les gens à y prendre part par la suite.
Et après ?
La dernière étape à franchir pour organiser un webinaire n'a lieu qu'après l'événement. Il s'agit du suivi. Cela consiste d'abord à analyser les données de votre session : nombre de participants, questions récurrentes, catégories de participants, etc. Avec ces informations, vous pouvez envisager d'entamer un suivi personnel selon les questions posées. N'oubliez pas de remercier les gens via courriel.
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