L’élaboration de scénarios pour un événement est la meilleure façon d’anticiper toutes les situations possibles. Vu comment l’industrie a évolué et changé au cours des 2 dernières années, le plus d’assurance est le mieux pour toutes les parties prenantes. Cela s’applique aussi bien pour les planificateurs que les entreprises ou encore les prestataires.
Dans cette ère où formats en personne, virtuel et hybride cohabitent, les event planner se doivent d’avoir un grand sens de la répartie. S’appuyer sur les leçons de leurs pivots pandémiques pour tracer une nouvelle voie pour les événements en direct s’avère primordial. Malheureusement, il n’y a pas de boule de cristal pour offrir une feuille de route parfaite afin d’aboutir à une expérience parfaite. La planification de scénarios, quant à elle, permet de rechercher le meilleur résultat possible pour l’événement.
Comment mettre en place les scénarios d’un événement ?
Nous tenons à souligner avant tout que les scénarios diffèrent totalement de la scénographie d’un événement. Bien que la résonance laisse penser à une similitude, la fonction de ces deux actions est différente. C’est le premier qui nous intéresse pour cette fois, et il est défini comme un cycle constant entre imaginer l’avenir et agir dans le présent.
Lorsque vous planifiez votre prochain concept, engagez-vous tôt dans un objectif audacieux et précis et identifiez les résultats souhaités. Imaginez ensuite comment les situations globales de l’industrie pourraient compromettre la voie vers ces résultats. Concentrez-vous sur ce qui affecterait le plus le chemin idéal vers vos objectifs. Puis, développez 4 scénarios pivots qui préservent les objectifs de votre événement, tout en répondant aux nouveaux besoins du marché.
Une fois que vous avez réfléchi aux possibilités qui pourraient modifier l’exécution de votre événement, définissez les signes avant-coureurs. Identifiez les problèmes à surveiller, réfléchissez aux résultats et expliquez comment les différents signaux correspondent aux scénarios alternatifs planifiés pour votre événement.
Cartographiez tous les éléments en votre possession. Considérez les étapes d’exécution des scénarios que vous avez développés pour l’événement. Identifiez les parties prenantes et spécifiez les informations dont elles auront besoin pour changer de cap par rapport au format, au calendrier et à l’emplacement prévus.
La planification de scénarios ne peut pas tenir compte de toutes les possibilités, mais elle offre une base solide dans le nouveau monde d’événements en personne.
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