Le calendrier d'un événement vous donne un aperçu des tâches à faire et leur deadline respectif jusqu'au jour J. Cette vue globale vous permet de faire un suivi continu sur l'avancement de votre projet événementiel. Il est conseillé d'étaler l'outil sur le long terme, c'est-à-dire sur 6 ou 12 mois, en fonction de l'envergure de la manifestation. Mais ce processus est bien plus facile à dire qu'à faire.
Il n'y a pas meilleur moyen de mettre tout le monde sur le même niveau d'informations en termes de délais que le calendrier de l'événement. Plus tôt il est établi, plus vite votre équipe pourra se mettre au travail. Mais encore faut-il l'élaborer correctement. Afin de minimiser vos erreurs, suivez notre guide.
Établissez des points d'ancrage dans votre calendrier d'événement
Les points d'ancrage sont des échéances non négociables qui sont souvent déterminées par les principales parties prenantes et les partenaires. Ce sont des activités qui ne peuvent pas être déplacées. C'est le cas par exemple lorsqu'un conférencier vous demande de vous renseigner sur sa disponibilité et de programmer sa comparution trois mois à l'avance. Il en est de même en haute saison lorsqu'il faut réserver les prestataires et trouver des sponsors au moins 6 mois à l'avance.
Les points d'ancrage sont hors de votre contrôle, mais définissent l'ensemble de votre calendrier d'événement. Tout ce que vous pouvez faire est de demander les horaires des principaux participants et d'espérer qu'ils correspondent à votre plan. Ces aspects ne sont pas flexibles. Si votre client vous dit de boucler un lieu d'ici la fin du mois, vous ne pouvez pas attendre le mois prochain pour lui confirmer la réservation d'un lieu. Même si cela correspond mieux à votre emploi du temps, vous n'avez pas d'autres choix.
Une fois les ancres établies, vous travaillez avec des paramètres spécifiques. Ces lignes directrices rendront votre processus de planification plus facile et plus créatif. Ce sera votre rôle de remplir les blancs avec les autres tâches moins limitées dans le temps.
Ajoutez les échéanciers des fournisseurs
Les fournisseurs d'événements jouent également un rôle important dans votre calendrier d'événement. Pour fournir le meilleur service possible, ils doivent savoir ce qui se passe et quand. Les grands événements comme les conférences et les salons professionnels nécessitent plus de planification de leur part. Donnez-leur le plus d'informations possible en posant les bonnes questions :
Combien de temps faut-il au traiteur pour préparer et servir un dîner assis pour 500 personnes ? Quel jour votre livraison de boissons arrivera et combien de temps vous faut-il pour le déchargement ? Dans l'ensemble, les prestataires ne peuvent travailler qu'avec les informations que vous leur donnez. Et bien qu'ils soient des professionnels qui connaissent bien l'art de l'événementiel, comprendre votre planning les soulagera.
Lorsque vous partagez votre calendrier avec des fournisseurs, demandez-leur de confirmer qu'ils l'ont reçu et examiné. Ainsi, il n'y aura aucune excuse pour une communication manquée.
N'hésitez pas à faire des brouillons de votre calendrier d'événement
Si vous voulez que le calendrier de votre événement soit aussi efficace que possible, vous devrez créer des versions différentes. Analysez votre brouillon, puis recommencez. Chaque nouvelle interprétation vous donnera de nouvelles perspectives et des idées créatives.
Une fois que vous avez créé un brouillon qui vous convient, faites-le exécuter par un collègue de confiance. Demandez-leur si vous avez oublié des détails importants. Des aspects comme les réservations de salles, les acomptes de restauration et les soumissions de formulaires de location sont faciles à manquer.
Vous pouvez ensuite partager à nouveau vos brouillons avec les principaux intervenants et fournisseurs. Soit, ils vous donneront des mises à jour, soit vous obtiendrez leur approbation. Ce qui vous aidera à avancer avec confiance dans votre plan.
Assurez-vous également d'ajouter une marge de manœuvre avant de finaliser votre calendrier de planification d'un événement. Les mauvaises surprises sont habituelles en événementiel, ne l'oubliez pas.
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