Même si vous vérifiez les prévisions météorologiques avant le choix de la date de votre événement, les conditions n'y sont pas toujours fidèles. D'ailleurs, le climat figure parmi les aspects les plus difficiles à contrôler en événementiel. Vous ne pouvez pas choisir qu'il vente ou qu'il pleuve, mais vous devez agir en conséquence. Parfois, les mauvaises surprises peuvent tout gâcher en quelques secondes.
Ce fut le cas à New York, au Central Park, le 21 août dernier. Le « We Love NYC : The Homecoming Concert » a été brutalement interrompu à cause des conditions météorologiques. L'ouragan Henri s'est invité, ce qui a contraint les organisateurs à ordonner aux plus de 60 000 spectateurs de quitter les lieux et de chercher un abri. Il est primordial que chaque planificateur sache comment agir dans de telles circonstances.
Incluez les conditions météorologiques dans votre planification
Soyez toujours prêts pour toutes les conditions météorologiques possibles. Vous devez garder vos invités au frais même lorsqu'il fait chaud, tout en ayant un plan de secours au cas où le froid sera aussi de la partie, même en plein été. Lors des concerts en plein air, prévoyez des tentes et des bâches pour que le public puisse s'y abriter en cas de pluie.
Tout le matériel que vous utilisez doit s'adapter aux différentes conditions météorologiques. Prenez connaissance des dispositions à prendre en cas d'orage à l'avance. Vérifiez lesquels sont résistants à l'eau ou non pour pouvoir les déplacer par ordre de priorité lorsque l'urgence survient.
Bien avant le jour J, discutez des conditions en cas de conditions météorologiques difficiles avec le propriétaire de votre espace événementiel. Mettez des clauses s'y afférant dans le contrat afin de savoir qui doit faire quoi et dans quelles circonstances. Négociez les détails des annulations forcées.
Si les conditions météorologiques viennent perturber l'événement, communiquez avec votre public. Il a besoin d'être au courant, d'être rassuré. Faites part des décisions prises et des actions à entreprendre au fur et à mesure. Assurez-vous également que votre équipe connaisse et comprenne le plan d'urgence afin d'éviter toute confusion.
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