Un événement intimiste favorise l'échange, paraît-il, encore faut-il qu'il y ait une conversation. Les petits formats sont la nouvelle star de l'événementiel depuis la Covid-19. Ils sont faciles à organiser, coûtent moins cher et comptent plus d'un avantage en termes d'engagement. Mais cela ne s'obtient pas en un claquement de doigts et de l'espoir. Tout comme pour une manifestation online, cela se travaille.
Bien que vous n'ayez pas besoin de toute une stratégie bien établie, quelques bases sont à assurer. Mener la conversation au cours d'un événement intimiste facilite le réseautage. Cela incite les participants à se reconnecter, à faire connaissance, à partager. Voici les éléments auxquels il faut faire attention pour un moment convivial assuré.
Conseils pour un événement intimiste réussi
La clé d'un événement intimiste intéressant est l'établissement pertinent de la liste d'invités. Commencez par identifier le thème principal du concept et à déterminer ses objectifs. Une fois cela fait, définissez qui sont les personnes à convier et qui sont intéressées par ce que vous allez leur offrir. Veillez quand même à avoir un bon mélange des différentes industries pour favoriser les échanges.
Puisqu'il s'agit d'un événement intimiste, vous devez garder un nombre limité de participants. Si les tables de banquets ne reçoivent que 8 à 10 convives, c'est pour faciliter le dialogue. Il est donc primordial de ne pas dépasser ce quota par table et surtout, de ne pas prévoir trop de tables. Si votre liste atteint les 200 personnes, il ne s'agit plus d'un concept convivial en petit comité.
Bien que vous ne receviez pas grand monde, le plan de table reste à étudier minutieusement. Le processus stratégique consiste à asseoir ensemble des personnes partageant les mêmes idées, mais venant d'horizons différents. Tenez aussi compte des différentes personnalités. Équilibrez les personnes d'une même table entre les introvertis et les plus loquaces pour encourager la conversation.
Pour votre événement intimiste, choisissez bien votre hôte. Cette personne aura le devoir de garder vos invités engagés et à l'aise tout au long de la programmation. Il doit intervenir s'il y a un long moment de silence ou si certaines personnes ont besoin d'aide pour se présenter par exemple. Un bon hôte s'identifie aux personnes présentes. Il prépare les meilleures citations pour induire la conversation.
Notez que la décoration jouera en faveur de l'ambiance de votre événement intimiste. Elle a le pouvoir de susciter la conversation également, qu'il s'agisse du style, du confort, des emplacements, etc. Le plus important est de vous assurer que vos éléments décoratifs n'entravent pas les échanges : centres de tables trop hautes, tables trop larges, éclairage trop sombre, bruit gênant…
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