Après COVID-19, les événements doivent avant tout être sécuritaires. Si avant, un bon contenu représentait la plus grande force d'un concept, ce n'est désormais plus le cas. Rien ne sera plus comme avant, les planificateurs doivent se résoudre à cette nouvelle normalité.
En conséquence, BCD Meetings & Events a mis en place un groupe de travail pour évaluer les sujets délicats auxquels sont confrontés les responsables de réunions sur site. Cela va des inspections de site aux mesures de santé et de sécurité, en passant par la recherche des contacts. Les conclusions de ce groupe sur les événements sécuritaires ont été partagées au cours d'un webinaire de MeetingsNet en octobre. Laura Konwinski, directrice senior de la conformité mondiale de BCD M&E et sa collègue Andrea de Miro ont répondu à quelques questions.
Comment gérez-vous plusieurs intervenants sur scène en même temps?
Le scénario idéal est que les panélistes aient chacun leur propre micro cravate et portent des masques. Les seules fois où les orateurs ne porteraient pas de masques, c'est sur le podium – avec désinfection entre les présentateurs. C'est ainsi que nous aurons des événements sécuritaires.
Qu'en est-il de l'utilisation des produits à usage unique pour les événements sécuritaires ?
Il n'y a pas de directives claires sur les produits jetables pendant la pandémie. La durabilité a été et doit rester une priorité dans l'industrie de l'événementiel. Les plats préparés et la porcelaine, s'ils sont correctement utilisés par des serveurs qualifiés, sont aussi sûrs que les articles jetables.
Comment votre liste de contrôle d'inspection de site a-t-elle changé pour avoir des événements sécurisés ?
Nous avons ajouté des détails liés à la sécurité en cas de pandémie, en posant des questions sur l'équipement audiovisuel. Cela inclut la désinfection des microphones et les mesures de sécurité de tout fournisseur extérieur. Citons également les procédés agro-alimentaires, l'utilisation de l'EPI par l'hôtel, les options de paiement sans contact, etc.
Est-il de la responsabilité du lieu de fournir des articles de sécurité (stations de désinfection, zone médicale, etc.) ou celle du groupe?
Il n'y a pas de directives claires sur les articles et équipements spécifiques à fournir par le lieu de l'événement par rapport à l'organisation hôte. Les stations de désinfection et les EPI sont utiles à ce stade. Pour les planificateurs, cela peut être discuté en négociation. Les mesures de sécurité et l'assainissement supplémentaire peuvent être des concessions sur lesquelles les sites et les planificateurs se mettent d'accord.
Pour des événements sécuritaires, quelles sont vos suggestions pour l'impression de badges et de certificats?
Nous devons rechercher des solutions durables à l'avenir, en évitant peut-être d'imprimer des badges ou des certificats sur place. Pour le moment, la technologie que nous utilisons sur place sont des bornes numériques sans contact avec des codes QR ou des codes à barres. Ils permettent aux participants d'imprimer leurs propres badges au début du congrès ou de la réunion. C'est déjà un grand pas vers des événements sécuritaires.
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