Novice ou expert, chaque planificateur sait à quel point l'accès à un événement est un élément clé de la réussite. Il y aura toujours cette personne qui a oublié ses billets ou sa carte d'identité, ou encore l'autre personne qui voudra se faufiler avec des boissons dans son sac à dos. Certains faits sont inévitables, mais d'autres peuvent être évités. Pour cela, il faut une bonne dose d'anticipation et beaucoup de communication.
Le succès de la gestion de l'accès à l'événement commence bien avant que qui que ce soit ne mette le pied à l'entrée. Cela se travaille bien avant le jour J, avant que les gens fassent la queue. Voilà pourquoi nous vous proposons ce guide dédié aux préparatifs que vous devez mettre en œuvre dans la phase de planification. Suivez nos conseils pour n'oublier aucun détail.
L'accès de votre événement dépend du renforcement de la sécurité
Les gens recherchent avant tout la sécurité. Ils ne viendront probablement pas à votre manifestation s'ils pensent que cela les expose à un danger. Dès qu'ils ont accès à un événement, ils devraient se sentir à l'aise au sein de l'espace événementiel. Voilà pourquoi il ne serait pas de trop d'augmenter le nombre de personnes dédiées à la sécurité à l'entrée et à l'intérieur. Voir quelques personnes supplémentaires portant une chemise de « sécurité » apaise l'esprit du participant et lui permet de profiter et de vivre pleinement l'expérience.
Communiquez sur les règles d'accès à votre événement à l'avance
“Nous n'étions pas au courant, vous n'avez pas le droit de ne pas nous laisser entrer !” Voilà une phrase récurrente que les responsables des entrées ont l'habitude d'entendre. Parfois, ce n'est qu'un prétexte pour passer outre des règles. Mais dans quelques situations, les concernés n'avaient simplement pas été informés. Pour éviter les deux cas, mettez un point d'honneur à donner le maximum d'informations à l'avance.
S'ils savent que faire avant même d'arriver, la transition vers l'intérieur sera plus douce. Des aspects comme savoir où se trouve le point d'entrée, leur billet doit être montré va minimiser l'encombrement. Soulignez bien ce qu'il est autorisé d'emmener dans les sacs : boissons, nourriture… Parfois, les canettes sont ok, mais les bouteilles en verre non, par exemple. Ainsi, vous éviterez les conflits.
Partagez ces informations sur tous vos canaux de communication : site web, réseaux sociaux, e-mails, plateau télé, etc. Notez bien les rappels clés comme : les portes ouvrent à 17 h. D'ailleurs, vous pouvez inscrire cela même sur les billets, tout comme “accès VIP”.
Encouragez l'arrivée en avance
Si tout le monde arrive à 17 h, vous aurez un flux incontrôlable à l'entrée. Proposez des activités avant le vif du sujet pour inciter les gens à venir plus tôt. Ainsi, l'accès à l'événement sera plus fluide. Pour les concerts, vous pouvez organiser des séances de dédicaces avec les têtes d'affiche par exemple. Lors des représentations programmées, ouvrez les portes à l'avance et informez-en le public. Vous pouvez même échelonner les heures d'arrivée en fonction des billets. Ce qui est très pratique pour éviter l'afflux lors des expositions.
Connaissez la taille estimée de votre foule
Comprendre la taille estimée de votre foule est essentiel pour gérer un festival en toute sécurité. Si vous organisez un événement énorme avec des milliers de participants, il serait préférable d'avoir plusieurs points d'entrée. Cela minimise l'encombrement à un point d'entrée et augmente l'efficacité d'entrée. Ce qui fluidifiera l'accès à votre événement.
Formez convenablement votre personnel sur l'accès à votre événement
Votre personnel doit être préparé à tous les problèmes qui pourraient survenir. Les soucis au niveau de l'accès à l'événement en font partie. Il devrait savoir que faire en telle ou telle circonstance. Chacun doit être au courant des protocoles à appliquer, des règles à suivre. Puisque vous informez à l'avance vos participants sur ce qui est autorisé ou non. Votre équipe, elle, devrait connaître tous ces points du bout des doigts.
Assurez-vous d'avoir un plan d'évacuation d'urgence. Puis, votre staff doit clairement comprendre ce plan. Lorsqu'un événement météorologique arrive ou qu'une autre urgence survient, vous devez vous assurer que les participants peuvent partir en toute sécurité. Et surtout, vos coéquipiers doivent savoir les aider pour cela.
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