Les urgences font partie des mauvaises surprises qui vous tombent dessus pendant un événement. Elles sont parfois improbables, mais surtout imprévisibles. La météo qui fait des siennes, un cordon électrique qui fait trébucher et tomber quelqu'un, une panne d'électricité, un ex en colère qui entre dans la salle avec une arme à feu. Ces exemples peuvent paraître abusifs, mais cela vous donne un aperçu de l'ampleur des problèmes auxquels vous pourriez être confronté.
Bien que vous ne puissiez rien prédire, la solution à adopter face aux urgences pendant un événement dépend des actions que vous entreprenez avant qu'elles n'aient lieu. Il n'y a qu'un mot d'ordre : anticiper. Vous devez être prêt pour toutes les circonstances. Ne sous-estimez aucune possibilité. Mieux vaut prendre trop de précautions que pas assez. Il en va de votre image, mais surtout de la sécurité de vos participants, de vos intervenants, de vos partenaires et de votre staff.
Prévoyez un plan pour les urgences pendant un événement
Selon meetingstoday, 70 % des planificateurs ne parviennent pas à préparer un plan d'intervention écrit pour les urgences pendant un événement. Pourtant, un plan de crise préétabli vous aidera à utiliser des systèmes d'alerte précoces afin de vous prévenir des situations alarmantes possibles. Cela concerne aussi bien les tendances sociales que la météo, des éléments essentiels pour atténuer les risques de problèmes éventuels.
Dans ce sens, votre plan d'urgence doit établir des procédures et des rôles clairs pour préparer à toutes les situations : évacuation, urgences médicales, menaces à la sécurité. Chaque procédure doit être expliquée étape par étape à suivre. Soulignez qui notifier dans quel scénario et inscrivez bien tous les contacts du personnel du site, de la sécurité, des pompiers et de la police. Chaque membre du personnel doit connaître ses responsabilités. Par exemple, qui doit communiquer avec les intervenants d'urgence et répondre aux questions internes ? Préparez à l'avance les lignes directrices pour l'information publique.
Les fournitures d'urgence doivent avoir un emplacement fixe et sécurisé. Établissez aussi des procédures de communication en cas d'urgence. Si une évacuation est nécessaire, où localiser les participants ?
Avec l'aide de fournisseurs-partenaires et de services de sécurité publique, vous devez identifier toutes les urgences possibles au cours d'un événement. Tenez compte de la taille et de la démographie de votre groupe ainsi que des vulnérabilités spécifiques de la région et du lieu. Chaque catégorie événementielle a des risques différents, en fonction de ses activités et de ses cibles. Une fois que vous avez identifié les risques pertinents, vous pouvez planifier efficacement un plan de crise.
Étroite collaboration avec le site
Chaque site événementiel professionnel devrait disposer d'un plan d'évacuation. Prenez-en connaissance avant que les urgences ne surviennent au cours de votre événement. A part le plan d'urgence, le site dispose-t-il d'un générateur de secours ? Créez une carte qui identifie les issues de secours, les extincteurs, les voies d'évacuation et les branchements d'eau.
S'il n'y a pas de postes de premiers secours sur place, ajoutez-en. Prévoyez également une salle qui sera utilisée comme salle de gestion des urgences de votre événement. Et n'oubliez pas de prévoir de la nourriture et de l'eau en cas de confinement obligatoire dans les lieux. D'ailleurs, les plus grands sites disposent d'assez de provisions pour 3 jours généralement.
Préparez votre personnel
Votre personnel doit être en mesure de prendre les bonnes décisions et d'aider les participants à votre événement si des urgences se présentent. Ainsi, il doit être familiarisé avec l'aménagement du bâtiment et avoir une connaissance de base de la zone environnante. Les sorties de secours, les voies de sorties, les portes à fermer pour se protéger du vent ou du feu, les sorties souterraines et sécurisées, les voies d'évacuation médicale… Voilà des informations à leur fournir avant l'événement.
Mettez en place un moyen de communication fiable pour tous les membres de votre staff. Optez pour plusieurs formes afin d'avoir une solution en cas de panne ou d'interférence : téléphones portables, lignes fixes, radios… En ce qui concerne les numéros d'urgence, soyez sûr que chacun sache quand appeler et quoi dire. Fournissez une liste d'informations à fournir aux intervenants d'urgence pour une efficacité maximale. Chaque membre du personnel doit avoir une copie du plan d'urgence et une liste complète des rôles de chacun. Cela leur permettra de savoir à qui s'adresser en cas de questions et quelle est la procédure dans telle ou telle circonstance.
Collaborez avec les forces de l'ordre et les équipes médicales pour faire face aux urgences pendant votre événement. Cela est incontournable, notamment en cas de criminalité, d'actes de terreur, d'urgences médicales, de feux ou même de catastrophes naturelles.
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