Il est tout à fait concevable de solliciter des conférenciers à la fois en présentiel et à distance au cours d’un événement hybride. D’ailleurs, c’est l’avantage principal format omnicanal : utiliser les ressources des deux canaux combinés. Cependant, rien qu’avec un format, organiser l’ensemble des prises de parole peut être un véritable marathon. Pour certains planificateurs, ce nouveau défi paraît inconcevable.
Pourtant, cela est tout à fait jouable. D’autant plus qu’avoir des conférenciers en direct et en virtuel raviront certainement le public de votre événement hybride. Cela permettra aux deux publics de se sentir inclus et de ce fait, de s’engager davantage tout au long de la manifestation. Afin de rendre tout cela possible, voici quelques conseils à appliquer dans votre phase de planification.
Événement hybride avec des conférenciers en direct et à distance : tout est question d’organisation
Gardez bien en tête chers planificateurs que l’atteinte de cet objectif dépend à 90 % de vous ainsi que de vos méthodes. Commencez donc par réunir tous les conférenciers de votre événement hybride. C’est une manière d’établir une relation et une empathie entre eux. Puis, passez immédiatement aux vérifications techniques de chacun puisque les besoins diffèrent. Les panélistes en direct devront tester le micro, leur emplacement et confirmer l’exactitude de leurs diapositives. Ceux en virtuel se concentreront plutôt sur leur connexion internet, l’éclairage et le son.
Dès votre phase de planification, envisagez l’intégration des conférenciers à distance dans la conception en personne de votre événement hybride. Réfléchissez à des moyens plus créatifs de les impliquer dans la discussion. N’hésitez pas à explorer les possibilités technologiques et audiovisuelles innovatrices pour trouver la meilleure solution : différentes tailles d’écran par exemple.
Préparez bien les deux groupes de conférenciers sur la façon dont un événement hybride diffère de l’environnement habituel des présentations. L’inclusion du public à distance en fait partie. Il faut désormais penser à regarder la caméra de temps en temps. Plus que jamais, n’oubliez pas le script. Il servira de repères pour tout le monde, le modérateur inclus. D’ailleurs, ce poste ne doit pas être vacant pour ce type de manifestation. Il est d’ailleurs la clé à la fluidité des prises de parole et à la mise en ambiance au cours de la session.
En tout cas, la règle d’or de l’événement hybride s’applique aussi pour les conférenciers : il est interdit de donner la priorité à un orateur défini. Des deux parties, chaque panéliste doit se sentir mis en valeur. Revérifiez les modes de transition de prises de paroles avant le jour J, de sorte que tout le monde comprenne bien le processus. Malgré vos multiples check-in, restez prêt pour d’éventuels problèmes techniques et anticipez les solutions s’y afférant.
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