Lors de votre événement, l’inscription sur place est souvent le premier contact des participants avec votre marque. Dans ce sens, de longs temps d’attente et une expérience utilisateur médiocre peuvent engendrer de la frustration et des appels indésirables sur les médias sociaux. En conséquence, cela va décourager les participants de revenir à d’autres événements. Pour éviter cela, découvrez les meilleures pratiques d’enregistrement pour réduire le temps d’attente et améliorer l’expérience utilisateur.
Meilleures pratiques d’enregistrement lors de la préinscription
Pendant la période de préinscription, vous devez encourager les participants à s’inscrire à l’avance à l’événement. Pour cela, vous pouvez leur offrir des incitations comme :
- des réductions pour les premiers inscrits,
- des cadeaux,
- des objets promotionnels,
- des tickets de boisson,
- le remboursement du parking.
De plus, l’inscription en ligne doit également être rapide et facile. Et cela surtout pour les participants qui reviennent. Si possible, remplissez automatiquement les informations de contact. Ainsi, vous pouvez accélérer considérablement le processus.
Meilleures pratiques d’enregistrement : mettre en place des kiosques en libre-service à distance
Dans votre processus, vous devez aussi penser à l’enregistrement dans les aéroports. Dans ce sens, vous pouvez installer des bornes de retrait de badges en libre-service dans le centre de congrès. Avec ces dispositifs, vos participants pourront imprimer rapidement leur badge avant leur arrivée.
Un autre conseil : concentrez-vous sur les zones où vous vous attendez à un afflux important de personnes, comme les aéroports, les hôtels et les points de débarquement des bus. Sachez que des bornes stratégiquement placées dans ces lieux peuvent réduire jusqu’à 50 % le trafic dans la zone centrale d’inscription.
Mettre en place des chariots en libre-service à distance
Les chariots en libre-service sont à peu près similaires aux kiosques en libre-service, mais ils sont mobiles. De ce fait, ils peuvent être déplacés facilement dans les zones très fréquentées. Si vous visez un maximum de rapidité et d’efficacité, les chariots doivent être équipés de :
- une batterie embarquée,
- une connexion Wi-Fi,
- fonctions de numérisation et d’impression fiables pour assurer leur bon fonctionnement.
Opter pour des codes QR d’inscription
Vous devez inclure des codes QR sur des panneaux stratégiquement placés autour du centre de congrès. De cette manière, les gens pourront facilement s’inscrire sur leur smartphone. De plus, la confirmation d’inscription les dirigera ensuite vers des stations d’impression de badges en libre-service situées à proximité. Néanmoins, veillez à ce que votre site web d’inscription soit optimisé pour les téléphones portables et à ce que le processus d’inscription soit simple.
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