Votre entreprise événementielle est-elle prête pour le monde Covid-19 ? Après des mois d'improvisation et d'adaptation, cette question demeure difficile à répondre. Pour les planificateurs, il est désormais essentiel de jongler entre le format virtuel et la préparation de la reprise. Mais la situation s'avère également compliquée pour les autres acteurs de l'industrie comme les lieux d'événements.
Alors que le monde covid-19 représente une véritable épreuve pour l'événementiel, la sécurité doit primer en matière d'importances. Cela s'aligne désormais parmi les critères de réussite d'un événement. Ainsi, pour une manifestation sans encombre, voici les questions à poser aux responsables des sites événementiels que vous choisirez pour vos futurs projets.
Quelle est la flexibilité de votre politique d'annulation dans un monde Covid-19 ?
Étant donné que les restrictions gouvernementales changent quotidiennement dans ce monde covid-19, c'est une question pertinente. Il est essentiel de savoir ce qui se passera si votre nombre de participants change ou si un événement n'est plus considéré comme sûr. Si vous avez besoin de reporter ou d'annuler, à quoi ressemblent ces conditions ? Y aura-t-il des frais à payer si la date de l'événement doit changer ?
Votre site est-il financièrement stable en ce monde Covid-19 ?
En raison de plusieurs mois d'événements annulés et du climat économique général, c'est la triste vérité que certains sites peuvent avoir une stabilité financière douteuse en ce moment. Que se passe-t-il si un lieu cesse ses activités de manière inattendue après avoir signé le contrat et soumis un acompte ? Les planificateurs et les clients doivent savoir quel type de sécurité sera offert si un lieu ne peut plus organiser l'événement pour des raisons financières. Le monde covid-19 demeurant une situation incertaine.
Dans quelle mesure vos procédures de désinfection sont-elles proactives ?
Les sites doivent être francs sur les mesures qu'ils prennent pour assurer la sécurité des participants et du personnel. Le personnel porte-t-il des masques, est-ce qu'il y a une surveillance quotidienne pour s'en assurer ? Assurez-vous de savoir la fréquence de désinfection des équipements audiovisuels (microphones, écouteurs ou lutrins).
Quelles sont vos capacités de diffusion en direct pour attirer un public virtuel ?
Si vous misez sur l'événementiel hybride, il est important de connaître vos options d'intégration de la diffusion en continu. Assurez-vous que le Wi-Fi et les autres capacités audiovisuelles du lieu soient suffisants pour ce que vous avez prévu. Le service doit être assez puissant pour éviter toute interruption.
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