L'organisation d'événement pour PME ne déroge pas à la règle principale : tout planifier. Plus vous connaîtrez la marche à suivre, savoir quand faire quoi, plus votre projet se déroulera sans encombre. Voici quelques conseils qui vous aideront à y parvenir.
Qu'il s'agisse d'une conférence, d'un séminaire ou d'une réunion, l'organisation d'événement pour PME doit se faire à la perfection. Que vous disposiez de trois semaines ou d'une année entière pour tout préparer, ne sautez aucune étape.
L'organisation d'événement pour PME commence par le concept
La force de votre projet est sa conception. Ainsi, pour l'organisation d'événement pour PME, commencez par la détermination de votre public cible. Ne faites rien avant cette étape. Une fois cela fait, les autres décisions se mettront en place : le format, le contenu, le prix, l'emplacement, etc. En ce qui concerne la date, notez bien qu'il n'y ait pas des manifestations concurrentes ou des périodes non propices (fêtes, vacances, etc.) qui y coïncident.
Lorsque vous avez l'ensemble des idées en place, faites une liste. Détaillez-y les aspects à prévoir pour l'organisation d'événement pour PME : éclairage, transport, rafraîchissements, etc. C'est l'assurance pour ne rien oublier au fil du temps.
N'oubliez pas de définir des objectifs précis. Ils doivent être SMART. Cela prouve que vous avez une stratégie solide, réfléchie et mesurable. Cependant, même si vous visez loin, sachez reconnaître vos limites. Restez réaliste qu'il s'agisse du temps ou du budget. L'optimiste et la détermination ne suffisent pas toujours pour qu'un grand événement ait lieu.
Comment gérer le budget ?
Pour que l'organisation d'un événement pour PME se déroule convenablement, pensez à un détail qui est souvent la source de soucis : le budget. De ce fait, concevez un plan de financement au début de votre projet. Créez également un budget de dépenses et économisez de l'argent grâce aux sponsorings. Privilégiez autant l'apport en nature qu'en argent. Si l'entité dispose d'une bonne influence, le financement participatif s'aligne parmi les idées ingénieuses afin d'avoir les fonds nécessaires pour la manifestation.
Organisation d'événement pour PME : le marketing en première ligne
Une fois encore, vous aurez un plan à faire. Cette fois il s'agira de détailler les actions marketing à effectuer. Puisqu'il s'agit de l'organisation d'événement pour PME, la participation des gens est importante. Déterminez les raisons pour lesquelles les gens ont envie d'être présents à la manifestation. Cela varie d'une cible à une autre.
Associez une communication efficace à votre marketing. Apprenez comment parler aux médias. Utilisez des hashtags sur les réseaux sociaux, notamment sur Twitter et Instagram. N'hésitez pas à teaser votre événement en présentant les intervenants. Encore mieux, prévoyez même une petite séance de live avec eux quelques semaines avant le jour J.
Misez sur le marketing digital lors de l'organisation d'un événement pour PME. Cela inclut la publicité sur les médias sociaux, la collaboration avec les blogueurs et la mise à disposition des infos utiles sur internet. Ce dernier point peut se faire via vos pages et votre site web. Pourquoi ne pas créer une superbe vidéo promotionnelle également ?
Ne pas oublier d'anticiper
Bien qu'en tant que planificateur vous deviez déjà être réactif, il est certainement mieux d'anticiper les problèmes. Cela vous permettra d'avoir des plans de secours par rapport aux situations probables. Imaginez l'événement, étape par étape, et faites une liste de 2 colonnes. Dans la première, inscrivez ce qui pourrait mal tourner et dans l'autre votre plan d'urgence. Soyez prêt à donner un coup de main pour combler les lacunes. Bien que planifier à l'avance soit une excellente formule pour réussir, cela ne suffit jamais. Quelque chose d'inattendu survient toujours.
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