Puisque tout le monde mettra certainement en place un concept pour les fêtes de fin d'année, vous devez marquer le coup. De plus, après les longs mois difficiles à cause de la pandémie, cela représente une lueur d'espoir pour vos collaborateurs. Si une entreprise sollicite vos services, ces conseils s'appliquent aussi pour vous, même s'il ne s'agit pas de vos collègues. Chaque planificateur a le devoir de rendre cet événement fabuleux.
Puisqu'il s'agit des fêtes de fin d'année, certaines règles standards sont incontournables. Elles concernent notamment la décoration, la nourriture… Cependant, rien ne vous empêche d'y apporter une touche d'originalité. La personnalisation marque toujours les participants à un événement. Voici les conseils pour rendre votre concept inoubliable et surtout, ne rien laisser au hasard.
Commencez par le budget
Il serait regrettable que vous n'ayez plus rien après les fêtes de fin d'année. Heureusement, cette période s'accompagne généralement des différents rapports et bilans, fiez-vous-y afin de déterminer la somme à allouer à l'événement. Soyez rassuré, vous trouverez toujours les meilleures idées pour rendre le moment mémorable, même si vous avez un budget limité. Les astuces DIY, les animations simplistes, mais amusantes sont là pour combler le vide. Une fois le montant défini, vous pouvez passer aux étapes suivantes.
Créez le concept de vos fêtes de fin d'année
Fixez la date de l'événement. Puisqu'il s'agit des fêtes de fin d'année, vous n'aurez pas l'embarras du choix. En tout cas, veillez à ce que cela n'entrave pas les plans personnels des participants pour les vacances ou leurs autres obligations familiales. La réponse à la question : “quand ?” doit alors correspondre à un jour qui se situe avant les congés annuels.
Ensuite, choisissez le lieu où vont se tenir vos fêtes de fin d'année. Rappelez-vous que votre décision influera sur l'atmosphère globale de votre événement. Tout dépend donc de l'ambiance que vous souhaitez instaurer. Généralement, les professionnels optent pour des hôtels ou des restaurants 5 étoiles selon le budget disponible. Prenez également en considération l'accès à l'endroit. S'il se trouve loin de vos locaux, prévoyez des transports en commun pour tout le monde.
Dressez la liste des invités. Le nombre de participants sera nécessaire pour demander un devis au traiteur et définir si le lieu choisi convient ou non. L'information est également primordiale pour faire un suivi du budget. Envoyez les invitations par la suite. Soulignez bien pour combien de personnes sont-elles valables. Demandez également si certaines personnes ont des besoins alimentaires spécifiques.
D'ailleurs, à ce sujet, rappelez-vous que la nourriture impacte sur le ressenti global de vos invités. Si elle est bonne, ils retiendront un bon souvenir de ces fêtes de fin d'année. Dans le cas contraire, ils associeront de mauvais commentaires à ce moment. Cela signifie que vous devez minutieusement choisir vos prestataires. Prenez également en compte les restrictions alimentaires des invités. Vous pouvez même proposer une dégustation avant le service pour que les gens puissent choisir facilement ce qu'ils préfèrent manger. Côté boissons, le mieux serait de privilégier celles non alcoolisées. Le vin reste également incontournable et le cocktail de bienvenue ravit toujours les convives.
Le décor et la logistique : âmes de vos fêtes de fin d'année
Puisqu'il s'agit des fêtes de fin d'année, vous n'échapperez certainement pas à l'aspect “noël” de votre événement. Cependant, si vous voulez changer des sapins, des boules et des guirlandes, d'autres possibilités vous permettent de rester dans le thème. Optez pour un décor sombre, mais chic, avec des pointes de doré. La simplicité marche à tous les coups.
Ne lésinez pas sur l'éclairage ainsi que l'aspect audiovisuel de cette journée ou de cette soirée importante. Engagez un prestataire professionnel et fiable pour s'en occuper. Ainsi, vous n'aurez pas à vous en soucier et pourrez vous atteler à d'autres tâches.
Rendez votre événement spécial
Pour vos fêtes de fin d'année, pourquoi ne pas offrir des cadeaux à tous les invités ? Si cela est trop conséquent sur le budget, vous pouvez inscrire “aux 100 premiers arrivés” par exemple. Côté divertissement, pensez à un invité spécial. Le père noël fait toujours le bonheur des petits, sinon, un artiste populaire ou une personnalité influente fera également l'affaire.
Puisque les fêtes de fin d'année mettent en avant l'esprit de famille, conviez les conjoints et les enfants des collaborateurs. Sinon, vous pouvez simplement organiser la fête avec d'autres entreprises locales si vous tenez à garder l'aspect professionnel au maximum. Si vous êtes une startup ou une TPE, une fête à la maison apportera de la convivialité à votre concept.
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