La pluie figure sans conteste parmi les pires ennemis d'un événement. Elle peut ruiner la décoration des lieux, la mise en beauté des dames, les supports de communication et même l'ensemble de la programmation. Certaines activités ne peuvent absolument pas se dérouler dans de telles conditions météorologiques. Les prévisions absolues et sans changements n'existent pas lorsqu'il s'agit de climat.
Opter pour un lieu extérieur fait partie des conseils les plus répétés en cette période post-covid. Ce choix réduit les risques de contamination, rassure les invités et garde tout le monde en sécurité. De plus, vous avez plus de chance de ne pas devoir annuler votre manifestation en cas de changement de restriction. Cependant, en cas de changement de temps, la donne pourrait changer. Voici des conseils sur les actions à entreprendre si la pluie tente de gâcher l'événement.
Ayez un plan B pour votre événement en cas de pluie
Même s'il ne s'agit pas encore d'une météo extrême, une simple pluie perturbera certainement plusieurs aspects de votre événement. Vous devez donc avoir des plans de secours pour que vos activités se déroulent comme ils se doivent malgré tout. Les sols portables à installer en extérieur peuvent être des solutions efficaces contre la boue par exemple. Les participants n'auront pas à se salir et trouver cela inconfortable.
Prévoyez des chapiteaux et des tentes pour protéger les articles et surtout le matériel électronique. Les courts-circuits peuvent être très dangereux. De plus, cela vous permettra de garder votre espace événementiel en outdoor même s'il pleut. Pensez également à des animations qui ne dépendent pas de la météo. Veillez à ce qu'elles restent amusantes, qu'importe le temps qu'il fera.
Quelques commodités additionnelles
Votre public appréciera vos petites attentions. Quand la pluie s'invitera à votre événement, il fera plus frais, les gens auront un peu froid, mais surtout, ils seront mouillés. Prévoyez des ponchos et des couvertures imperméables afin d'être en mesure d'accueillir les participants, quelle que soit la météo. Le confort reste primordial. Nous réitérons l'importance des endroits abrités pour que tout le monde puisse profiter de la manifestation malgré tout.
Pensez à la nourriture et aux boissons
Installez des options de restauration pratiques pour que le mauvais temps ne fasse pas ravage dessus. La nourriture et les boissons étant des éléments importants de l'événement, il est primordial de les protéger de la pluie. Optez pour des systèmes anti-catastrophes : emballages résistants à l'eau par exemple. Sachez également que tenir vos invités hydratés et bien nourris les réconforteront en cas de mauvais temps. Offrez-leur une boisson gratuite pour qu'ils gardent le moral si vous pouvez vous le permettre.
Privilégiez la communication en cas de pluie au cours de votre événement
Retenez bien que malgré la pluie, vous pouvez toujours apporter une solution pour votre événement. Mais cela, votre public doit aussi le comprendre. De ce fait, adoptez la communication transparente au cours de ce chamboulement. Prenez les dispositions nécessaires pour que chaque membre du personnel comprenne bien ses attributions. Cela signifie que la procédure en cas de mauvais temps doit être maîtrisée avant le jour J par tout le monde.
Puis, communiquez en temps réel avec les participants. Rassurez-les et expliquez clairement les dispositions que vous avez prises et ce qu'ils doivent faire en conséquence. Mais vous pouvez vous y prendre à l'avance également. Dans vos communications pré-event, vous pouvez déjà conseiller sur les tenues à porter au cas où la pluie serait de la partie par exemple. Vous auriez déjà une idée de la situation en regardant les prévisions.
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