Même si un événement virtuel compte plus d’un point positif, son coût n’en fait pas partie. Evidemment, cela dépend de l’étendue de votre concept. La règle est la même que pour les manifestations en direct : plus c’est grand, plus c’est cher. Meetingsnet donne quelques idées afin de vous préparer.
Le format online vous évite les frais de déplacement, les locations de chambres, la restauration. Cela ne signifie pas qu’il n’y a aucun coût à prévoir pour un événement virtuel. L’utilisation de plateformes technologiques, l’enregistrement de conférenciers et l’édition de présentations nécessitent toujours un investissement important.
A quoi se préparer ?
Commencez par établir un budget global de votre concept. Vous pourrez faire des économies pour votre événement virtuel, mais rien n’est sans coût. Cependant, vos dépenses seront différentes de celles d’une manifestation en face à face. Voici les éléments à ne pas oublier :
- Prestation des présentateurs
- Édition du contenu vidéo (130 euros de l’heure)
- Location ou construction d’une scène ou un studio (9 000 à 39 000 euros)
- Vérifications techniques avec les présentateurs à distance
- Fourniture de kits de présentation (860 euros)
- Coût de la plateforme (0 à 26 000 euros)
- Pré-enregistrement (89 euros de l’heure)
Un coût à prévoir selon plusieurs paramètres de votre événement virtuel
Chaque coût d’événement virtuel est unique et prend en compte le modèle de revenus, le nombre de participants, la qualité de production et le niveau d’interaction souhaité. Pour une réunion virtuelle d’une journée plus petite avec des présentations et des discussions en petits groupes, le prix peut varier de 3 400 à 18 000 euros.
Si l’événement virtuel dure deux jours avec une session générale, plusieurs pistes et des salles de sous-commission, le coût peut atteindre les 64 500 euros. Pour ceux qui prévoient d’autres paramètres comme des tables rondes, un lieu avec une scène et un studio, des expositions et des ateliers, cela peut coûter jusqu’à 129 000 euros.
Sachez qu’il est possible que le coût de votre événement virtuel affiche 172 000 euros, voire plus. Ce sera le cas pour une manifestation à grande échelle et de haute qualité avec des sessions générales. Incluez-y également des keynotes, des vidéos de sponsors, des expositions, du réseautage, des emplacements de studio en direct et préenregistrés. Ce sera le cas si vous optez pour une plateforme améliorée et des vidéos de présentation.
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