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Comment trouver des bénévoles pour un événement ?

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Organiser un événement grâce à sos event

Pour trouver des bénévoles pour votre événement, vous devez comprendre ce qui les anime à vous accompagner. Ces personnes veulent réellement s’engager, cependant, les offres ne courent pas toujours les rues. De temps en temps, il y en a, mais elles ne sont pas assez convaincantes. Ces gens-là cherchent à aider pour faire la différence le jour J.

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Trouver des bénévoles pour un événement équivaut à peu près à attirer la clientèle. Au lieu de vendre un produit, vous incitez des personnes à venir vous prêter main-forte. Parfois, celles qui répondent souhaitent profiter des accès gratuits à votre manifestation. Dans d’autres cas, elles sont obligées de faire du bénévolat, mais il y en a qui veulent tout simplement vous aider. Qu’importe la raison, le plus important est que vous obteniez des réponses à vos besoins en termes de ressources humaines.

Trouver des bénévoles pour un événement : rapprochez-vous de vos cibles

Vous vous demandez où trouver des bénévoles pour votre prochain événement ? Laissez-les vous trouver ! La plupart des personnes en quête d’expérience de bénévolat vont en ligne. Mettez les offres sur votre site web puisque c’est le premier portail vers votre concept. Cependant, ils ne devraient pas avoir à fouiller, à vous de démarquer les informations importantes.

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Incorporez une rubrique « Bénévole » dans le menu de navigation de votre site web. Si vous établissez un lien vers votre plateforme de gestion des bénévoles, incluez un appel à l’action clair. Un exemple concret : “Vous voulez faire du bénévolat ? Cliquez ici pour participer ! « 

Votre événement sur mesure

Impressionnez vos convives en organisant un événement à votre image. De la conférence, au lancement de produit en passant par la soirée d'entreprise, rendez ce moment inoubliable.

Répertoriez tous vos événements et opportunités en un seul endroit sur votre site. Vous pouvez créer un calendrier afin que les intéressés puissent déjà se préparer pour la saison à venir.  Faites en sorte que la soumission de dossiers soit facile. Les formulaires à remplir en ligne représentent la meilleure option. Fournissez le contact d’un responsable qui pourrait répondre aux éventuelles questions. 

Les réseaux sociaux sont incontournables

80 % des organisations à but non lucratif conviennent que les médias sociaux sont efficaces pour recruter des bénévoles. 78 % conviennent que les médias sociaux sont efficaces pour recruter des participants à des événements. Ces données prouvent donc que les réseaux sociaux sont à exploiter pour trouver des bénévoles pour un événement. Soulignez bien dans vos publications que vous proposez du bénévolat. Le marketing peer-to-peer est également une excellente méthode. Vos bénévoles actuels peuvent passer le mot à leur entourage en partageant vos posts. N’hésitez pas à publier continuellement pour que vos cibles comprennent votre concept et votre identité.

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Une autre possibilité : le partenariat

Certaines universités encouragent fortement leurs étudiants à avoir une expérience de bénévolat. Aussi, les associations ont parfois des programmes à cette issue. Vous pouvez donc collaborer avec ces entités pour trouver des bénévoles pour votre événement. En termes de fiabilité et de sécurité, cette option n’est pas négligeable. Pour contacter des partenaires potentiels, vous pouvez envisager d’écrire une lettre. Votre message doit communiquer plus que votre simple besoin de ressources humaines. Dans votre lettre, vous devez expliquer aux récepteurs comment ce partenariat leur sera bénéfique. N’hésitez pas à mettre en avant les causes que vous soutenez et les impacts de vos actions.

Trouver des bénévoles avec des compétences spécifiques

Cet aspect n’est absolument pas obligatoire, mais il permettra de fluidifier l’exécution des tâches. Vous pouvez souligner des compétences ou des qualités spécifiques dans votre annonce. Il est même conseillé d’expliquer le travail que vous attendez. Vous allez ainsi trouver des bénévoles qui correspondent aux besoins de votre événement. Une fois votre processus de sélection achevé, les personnes qui rejoignent vos rangs connaissent exactement leurs responsabilités. 

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Établissez un système d’enregistrement des bénévoles

Le meilleur moyen de trouver des bénévoles pour un événement, c’est d’avoir déjà une liste sous la main. Un système d’enregistrement vous aidera à garder une trace de la participation des bénévoles. Cela vous est utile d’un point de vue administratif, certes, mais aussi du côté technique. Le processus d’enregistrement automatisé permettra de recueillir les données de participation des bénévoles, mais aussi leurs coordonnées. En plus d’être une preuve de bonne organisation, cela vous permettra de les rappeler au besoin à l’avenir. Une fois l’événement achevé, n’oubliez pas de remercier tout le monde.

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