Les organisateurs estiment souvent qu'un événement s'achève à la dernière date de celui-ci, pourtant l'évaluation fait aussi partie du travail. Cette étape souvent mise à l'écart permet pourtant de connaître les aspects positifs et négatifs de son projet. Cela s'effectue en récoltant les avis des participants et en étudiant les résultats atteints au cours de l'événement.
Une fois les éléments d'évaluation entre les mains, nous pouvons rédiger des rapports complets pour toutes les parties prenantes. Préférez produire une série de rapports pour faciliter l'orientation dans les éléments évalués. Ces documents serviront ensuite à améliorer les prochaines éditions et à acquérir de nouveaux partenariats.
Evaluation d'un événement grâce au ressenti des participants
Les participants représentent le moyen le plus fiable pour obtenir une évaluation concrète de son événement. N'hésitez pas à recueillir les avis de tout le monde : public, sponsors, exposants, conférenciers, etc. Les points de vue négatifs serviront à améliorer votre travail et les positifs à commercialiser vos futurs événements.
Une fois l'équipe posée, prévoyez déjà une réunion de débriefing en interne. Le temps qu'il faudra, chaque membre du staff s'exprimera sur ce qui a bien fonctionné ou non. Chaque avis mérite d'être entendu, chaque personne de l'organigramme devrait avoir son mot à dire.
Effectuez votre veille des médias. Restez au courant de tout ce qui est partagé au sujet de votre événement sur les réseaux sociaux. Voyez quelle couverture médiatique a été la plus efficace, quelles sont les conversations qui se font à ce sujet. Afin de vous aider, explorez les logiciels gratuits servant à suivre les hashtags.
Faites votre évaluation et rédigez des rapports
En utilisant un gestionnaire d'événements, Integra Planner par exemple, vous gardez l'accès à tous les éléments de votre projet de A à Z. Une fois l'événement terminé et les avis recueillis, revenez aux objectifs que vous avez fixé à sa planification pour achever l'évaluation. Un événement qui s'adapte à ses objectifs se qualifie réussi. Voyez également les catégories du public atteint : tranche d'âge, catégorie socioprofessionnelle, etc. Passez en revue les politiques et valeurs imposées pour le déroulement du jour J : respect de l'environnement par exemple. Mettez-les bien en évidence dans le rapport adéquat. Enfin, partagez le succès de votre projet sur les réseaux sociaux, votre site web ou autre support.
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