Un site événementiel peut inspirer ou non la confiance et la sécurité à vos participants dès qu'ils y mettent les pieds. Il ne s'agit aucunement de jugement non fondé de leur part. Dans cette industrie, la première impression compte. Surtout en cette période où les gens ont besoin d'être rassurés face à la pandémie, où l'insécurité règne, ils ont le droit d'avoir des doutes.
Dans ce sens, vous devez prendre certaines précautions afin de garantir que le site événementiel que vous choisissez dispose de toutes les normes de sécurité requises. Certains aspects peuvent être ajustés, comme la mise à disposition des fontaines de lavage de main, l'ajout de toilettes, l'augmentation du personnel… Mais d'autres critères comme les plans d'évacuation, la qualité des services sur place ne dépendent pas du planificateur.
Étapes de sélection d'un site événementiel pour s'assurer de la sécurité sur place
Faites comprendre au site événementiel que la sécurité est essentielle pour vous. Afin de démontrer votre sérieux, demandez les procédures d'urgence et les plans d'action qu'ils mettent en œuvre face à une situation alarmante. Cela peut être une panne de courant ou un incident médical par exemple. Les lieux publient rarement ces informations sauf si vous les leur demandez.
Prenez le temps de visiter le site événementiel afin d'évaluer son degré de sécurité. Déterminez où sont les issues de secours, les extincteurs, les défibrillateurs externes automatiques. Vous pouvez demander à un membre du personnel pour vous éclairer sur ces points. Demandez-lui par la même occasion de décrire comment le lieu respecte les codes et les réglementations nationaux et locaux. Il peut vous donner plus de détails sur les différents plans d'action.
Observez comment le site événementiel assure la sécurité sur place. Comment y a-t-il de personnes dans le personnel de sécurité, y a-t-il des caméras en circuit fermé et d'autres éléments pour aider à réduire les vols et les agressions. Les accès par carte et la surveillance vidéo sont les plus courants, mais d'autres initiatives sont les bienvenues.
Le planificateur peut même demander à voir les arrière-plans des sites, bien que cette demande ne soit pas habituelle. Il peut ainsi évaluer le degré de propreté et d'encombrements. La sortie de secours ne doit pas être entravée pendant l'événement. C'est un aspect que le site événementiel devrait accepter pour assurer la sécurité de tout le monde.
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