Pour animer un événement, l'organisateur et son équipe se doivent d'être à la fois créatifs, prévenants et bien dotés en termes de moyens. Le but est de garantir un événement empli d'une ambiance ou d'une atmosphère propice, pour contenter et fidéliser le public. Aussi, au-delà des choix d'animations et de la conception de l'événement, la réalisation doit être au centre de toutes les études se faisant en amont. L'animation d'événement com exige donc une excellente vision de toute l'organisation en aval.
Dans le contexte, l'objectif primordial consiste à satisfaire et à retenir l'attention du public cible. Or, pour atteindre les résultats escomptés, les aspects techniques, matériels et les moyens humains doivent être bien cernés. Alors, que faut-il pour animer un événement ?
Animer un événement : de quoi a-t-on besoin ?
Le but de l'organisation est de garantir que tout le monde y trouve sa place. Les animations, elles, sont conçues pour faire en sorte que chacun jouisse de l'événement jusqu'à son terme. Et même au-delà, comme c'est le cas dans le cadre d'un team building. Cela vaut dans tous les cas, que l'on parle d'animer un événement sur stand, un séminaire, un événement familial, un anniversaire, une fête d'enfant, etc. Ainsi, quel que soit le cas, il s'agit de se focaliser sur quelques grands piliers, notamment les préparatifs et l'organisation.
Préparation de l'événement
La conception de l'événement est la première étape décisive dans la mise en œuvre des animations. Cela se base sur une préparation bien réfléchie. Celle-ci commence par l'identification des besoins. Cela permet de se tourner ensuite vers la budgétisation, la planification puis l'établissement d'un programme sérieux. Dans ce cadre, la minutie est de mise, surtout quand on a plusieurs intervenants qui doivent respecter des consignes qui leur sont propres.
Préparation du personnel événementiel
La bonne réalisation de l'événement est tributaire des personnes qui coordonnent ou mettent en œuvre les services et les animations. À la préparation comme à la réalisation, on a besoin d'une équipe bien formée, efficace et bien impliquée, en vue d'obtenir le résultat escompté. Cela découle d'une sélection rigoureuse des acteurs et des prestataires, de leur préparation physique et mentale, mais surtout de la gestion de chacune de leur action.
Organisation événementielle
Il s'agit d'une notion touchant à toutes les étapes concrètes de l'événement, allant de la planification à la réalisation. L'organisation couvre un bon nombre d'aspects, mais le pivot, c'est le respect du timing et l'appropriation de son rôle par chacun. Car, notamment, animer et coordonner un événement sont deux actions à ne pas confondre en cours de la mise en œuvre.
- Animer un événement, c'est travailler pour l'entretien de l'assistance, des participants, du public. C'est donc le rôle des animateurs, des chanteurs, des clowns, ainsi de suite. Il s'agit de faire vivre une expérience nouvelle, originale, ou bien édifiante à chacun.
- Coordonner un événement, c'est faire en sorte que chaque élément de l'événement fonctionne et de manière efficace. Cela concerne entre autres, le temps de parole, le programme des animations, etc. Dans ce cas, c'est une animation plus fonctionnelle à laisser à l'orateur, le maître de cérémonie, les serveurs et serveuses, le barman…
Comment animer un événement et le rendre vivant ?
En matière d'événementiel, les acteurs jouent, d'un côté, sur une bonne organisation, mais d'un autre, sur le côté jouissif de l'événement. Les animations ont un rôle crucial dans cette optique. Mais globalement, la réussite d'une animation d'événement repose sur l'orientation que l'on prend autour du choix du type d'événement. A ce choix, s'ajoutent le lieu, les types d'animations, mais aussi, et surtout les animateurs.
Choisir les animations idéales pour mieux capter et entretenir son public
Pour animer un événement et le rendre vivant, tout se base avant tout sur le choix de ou des animations. Et celui-ci implique la considération du public. Effectivement, pour que l'assistance ou les participants ressentent le dynamisme de l'événement, il faut avant tout qu'ils y adhèrent. Aussi, il faut qu'il y ait un choix, prenant en compte
- le genre du public (enfants, ados, adultes, hommes, femmes),
- les préférences (fêtes, découvertes, actions, etc.),
- le motif ou l'objectif de l'événement (un anniversaire, une réunion, un atelier de travail, un lancement de marque…), et d'un parterre d'autres facteurs de choix.
Il est important que chaque individu prenne part d'une façon ou d'une autre à l'événement, en tant que simple observateur impliqué ou participant ou le personnel dans le cas du team building. Comme observateur, on peut citer le client, le visiteur, le partenaire, etc., quant au participant il peut s'agir par exemple des invités de l'anniversaire.
Procéder au choix d'un lieu pertinent
L'espace où se tient l'événement doit offrir un cadre propice au déploiement des moyens d'animation. Il s'agit entre autres de bien définir la dimension des lieux, d'assurer un bon éclairage et une bonne sonorisation, etc. La mise à l'aise du public dans une salle ou un espace extérieur confortable est un des premiers gages d'une bonne animation événementielle.
Faire une bonne sélection d'animateurs
L'animateur est au centre de chaque animation, étant le garant du maintien du fil conducteur de l'événement. Les bons animateurs garantissent la bonne exécution du timing, la gestion du personnel événementiel… Mais ils s'assurent surtout du divertissement et de donner vie à un univers à part pour le public. Il s'agit de dévoiler l'aspect ludique, divertissant, intellectuellement enrichissant des animations.
L'animateur n'est donc pas uniquement le maître de cérémonie ou l'orateur qui sert de guide principal et officiel. Il s'agit aussi de chaque acteur ou groupe d'acteurs dans la mise en œuvre des animations. A ce propos et à titre d'exemples, on peut signaler :
- le DJ,
- le chanteur pour enfant ou l'orchestre,
- le clown, les acrobates ou les membres du cirque,
- le chef cuisinier lors de l'atelier culinaire,
- le technicien lors d'un exercice VR,
- etc.
- Partager l'article :
