Cette fois, c’est sûr, l’événement en personne est à nouveau dans la partie. Il fut pourtant un temps où le virtuel avait pris le dessus. Le format en direct, lui, a fait face à un stop and go récurrent. Cependant, l’industrie a passé les 2 dernières années à perfectionner l’engagement numérique. Répondre aux besoins du public à domicile était l’objectif principal des professionnels au vu des conditions globales : confinement, restrictions de voyage…
Au début, le défi était de migrer une expérience en direct en virtuel. Désormais, le pivot s’inverse et il faut transformer les concepts virtuels en un événement en personne réussi. Reprendre comme vous le faisiez avant n’est pas une mauvaise idée, mais ce serait aller à l’encontre des nouvelles tendances de la filière. Démontrez que vous évoluez en même temps que l’événementiel grâce à nos conseils.
Les points essentiels à assurer pour un événement en personne réussi
Tout d’abord, restez flexible. Pour réussir à planifier un événement en personne en cette phase post-covid, il faut accepter l’ambiguïté. Les équipes doivent préparer leurs meilleurs scénarios et à quoi ils pourraient ressembler si la situation devait changer. Incorporer des éléments numériques en background facilite le passage à l’hybride ou entièrement virtuel si nécessaire.
D’ailleurs, vous pouvez intégrer l’accessibilité à votre événement en personne. L’un des avantages des événements virtuels a été son extension à un public mondial. Le maintien d’une composante hybride aux événements donne à chacun l’accessibilité à un programme ou à une communauté, même s’il ne peut pas voyager.
Redéfinissez vos séances, surtout au niveau du contenu. Faites preuve de stratégie pour la présentation de votre événement en personne. Choisissez des sujets adaptés aux besoins des participants, fournissez un contenu plus technique et plus avancé pour favoriser les échanges par la suite.
La diversité, l’équité et l’inclusion ont pris tout leur sens depuis la pandémie. Il est donc incontournable de les inclure dans votre événement en personne. Tenez compte des différences qui peuvent faire sentir le public exclu et remédiez-y. Rendez votre contenu plus inclusif. Par exemple, proposez des sous-titres et des transcriptions pour les personnes sourdes et malentendantes. Ayez des allées et autres accès larges pour permettre aux personnes à mobilité réduite ou en fauteuil roulant de circuler librement comme tout le monde. Certains sites événementiels vont même jusqu’à installer des salles sensorielles.
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