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Comment organiser une convention en ligne ?

organiser une convention
Organiser un événement grâce à sos event

Migrer sa convention vers le format en ligne n’est pas seulement une tendance, mais également une nécessité. Avec cette année quasi blanche pour l’événementiel, le virtuel représente la solution la plus probante pour que les manifestations puissent se tenir. Dans l’environnement d’entreprise, la situation est également la même.

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Les événements en interne ne peuvent avoir lieu en face à face. Le télétravail prend place dans la vie quotidienne. Ce qui pose un peu problème pour la fédération des équipes. Nous vous dévoilons quelques conseils pratiques pour que votre convention habituelle puisse avoir lieu, même en ligne. Vous allez découvrir que ce nouveau format comporte plus de points positifs que vous ne l’auriez imaginé.

Quelle est l’importance de la convention pour une entreprise ?

Sachez que vous ne pouvez pas faire l’impasse sur la convention d’entreprise, même si elle doit se dérouler en ligne. Le fait est que cet événement tient une grande place dans la dynamique de votre équipe. C’est le moment pendant laquelle la direction s’adresse à l’ensemble des services de l’enseigne. Le but étant de faire passer un message précis.

Mais la communication n’est pas seulement descendante. Les employés, eux aussi, ont le droit de s’exprimer. Même si les collaborateurs ne se rencontrent pas physiquement tous les jours, le besoin d’un tel événement demeure présent. En organiser un sous le format virtuel prouve le sens de l’écoute des dirigeants. D’autant plus qu’il s’agit là d’un moment de détente pour tout le monde également.

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les entreprises migrent vers le télétravail

Les avantages d’une convention en ligne

Sachez qu’une convention se déroulant en ligne remplit les mêmes avantages que lorsqu’elle a lieu en direct. Elle permet aussi bien de rassembler les équipes que de les motiver. Cela reste aussi un moment agréable, à condition que l’organisation soit bien effectuée.

Le format virtuel dispose même de quelques atouts que le face à face n’a pas. Puisque tout le monde reste chez lui, il n’y a pas de gêne lors de la prise de paroles. Chacun est tout à fait à l’aise. Ensuite, les coûts diminuent largement. Il n’y a pas besoin de louer une salle, d’engager plusieurs prestataires, etc. Même si vous incluez des animations et des plats à livrer dans vos activités, le coût sera moins onéreux.

Etablir le concept de sa convention en ligne

Il n’est pas question d’organiser une convention en ligne sur un coup de tête. Vous devez d’abord définir le message que vous souhaitez transmettre à vos collaborateurs. C’est la raison d’être de l’événement. Dans la même perspective, ayez des objectifs précis. Tout cela doit correspondre à vos projets en cours, vos attentes, tout en restant fidèle à la vision et l’identité de votre boîte.

Choisir la date et la plateforme

réunion sur zoom

Une convention en ligne peut se dérouler à tout moment au cours de l’année. Le mieux serait quand même d’éviter les périodes de rush puisque certains services sont déjà assez débordés. Prévoyez une date pendant laquelle tout le monde est libre et pourra se concentrer totalement sur l’événement. Ce qui signifie que les vacances, les fêtes et les week-ends sont à oublier.

Puisqu’il s’agit d’un événement virtuel, la plateforme remplace le lieu. Zoom a connu un apogée fulgurant au cours du confinement. Vous pouvez l’utiliser si vous le souhaitez. Votre choix doit correspondre aux activités que vous allez faire, à l’ambiance que vous voulez instaurer et au nombre de participants. 

Dans tous les cas, n’optez pas pour un site difficile à manipuler. Le mieux serait d’éviter les longs processus d’installation et préférer l’accès direct via un lien partageable. Votre convention peut même avoir lieu sur votre plateforme de réunion habituelle si vous penchez vers une solution simple.

Inclure les bonnes animations à votre convention en ligne

animation VR pendant une convention en ligne

Puisqu’il s’agit de motiver les collaborateurs et passer un bon moment ensemble, des discours ne suffiront pas. Si vous vous rapprochez le plus du format physique, les menus livrés chez chaque collaborateur peuvent s’avérer pratiques. Mais à part cela, la technologie connectée propose plusieurs activités ludiques. Laissez-vous tenter par l’expérience de la réalité virtuelle par exemple. Les ateliers culinaires et artistiques s’avèrent aussi intéressants en tant qu’animations à distance. En fait, vous avez l’embarras du choix.

Votre événement sur mesure

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