Pour assurer des événements en personne sûrs et sains, mieux vaut s'armer des bonnes pratiques. Dans ce sens, il n'y a pas mieux que les conseils d'un responsable de la conformité Covid certifié. Le site meetingsnet.com a eu l'opportunité d'échanger avec Alan Kleinfeld, CMP, directeur de Arrive Conference Solutions, basé à Charleston, S.C.. Nous avons trouvé l'interview intéressante et tenons à vous en partager les grandes lignes.
Alan Kleinfeld a des années d'expérience dans la planification d'urgence pour les réunions et les conventions. Il travaille avec des organisations pour s'assurer que des protocoles de santé et de sécurité sont établis et respectés. Le but étant de proposer des événements en personne sans risque.
Quelle est la clé d'un environnement de réunion sûr pour les événements en personne ?
D'une part, tout le monde doit être sur la même longueur d'onde. Pour y arriver, il faut des efforts de messagerie de toutes les parties prenantes. Cela se résume à ceci : si tout le monde ne veut pas suivre les mêmes protocoles, ne tenez pas d'événements en personne. Vous devez obliger tout le monde à suivre les mêmes règles, et parfois vous devrez faire des ajustements. (…)
Comment la messagerie est-elle gérée ?
Il est également important de transmettre des messages aux fournisseurs. Avant de nous rendre sur place, je contacte les fournisseurs et leur demande s'ils seront en mesure de suivre les procédures convenues. Le plus important demeurant le suivi des mêmes protocoles par tout le monde.
Avez-vous eu des expériences de non-conformité en termes de masques et de distanciation sociale ?
Parfois, les gens oublient ou portent leur masque sous le nez, mais on peut le leur rappeler. Je n'ai pas eu une expérience sérieuse de non-conformité où une personne devient agressive.
Un groupe avec lequel je travaillais avait un état d'esprit sans masque. Pendant des mois avant la réunion, les dirigeants ont maintenu cette position. Mais finalement, le message du planificateur au groupe était : “écoutez, cet événement ne se produira pas si les participants ne portent pas de masques sur place. Nous ne sommes pas les seuls à vouloir que vous portiez des masques(…)” En fin de compte, tout le monde était extrêmement docile sur place, même ceux qui se plaignaient le plus.
Comment les événements en personne vont-ils devoir changer ?
De nombreuses conférences annuelles ont des réunions de comité et des rassemblements sociaux hors site. Celles-ci doivent vraiment être réévaluées. Aujourd'hui, tout ce que vous faites devra inclure une sorte de conformité Covid. Cela signifiera probablement plus de personnel, plus de responsabilités et plus d'argent. (…)
Un autre élément à considérer est votre niveau de divertissement et de musique, ainsi que la taille globale du groupe. Lorsque l'environnement devient bruyant, la tendance est de se pencher pour parler, ce qui peut être dangereux même si vous portez un masque. (…)
Comment gérez-vous les équipements de protection individuelle lors des événements en personne sur lesquels vous travaillez ?
Je présente les options : voici l'environnement que nous voulons créer, et voici ce qu'il faudra pour le créer. À ce stade, c'est au client de décider de ce qu'il veut faire. Mais il est important de se rappeler que vous n'avez pas à le faire seul. Renseignez-vous auprès de vos fournisseurs et de vos hôtels. Souvent, ils peuvent fournir des enseignes ou un désinfectant pour les mains. Il se peut qu'ils aient des kiosques de contrôle de la température sur place. Décider de mettre en place des événements en personne ou non est une question d'évaluation et d'équilibre des risques. Il est dans l'intérêt de tous de reprendre les réunions en face à face, mais nous voulons le faire de la manière la plus sûre possible avec Covid.
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