Les événements hybrides étant les nouvelles stars du post-covid, prendre connaissance des protocoles s'y afférant s'avère primordial. Au cours de son événement “Connect with Confidence”, Mariott International détaillait les aménagements d'espaces réinventés. Ils se façonnaient à partir de nouvelles approches de la distanciation sociale ainsi que les règles de nettoyage.
Les protocoles adoptés au cours des événements hybrides doivent à la fois s'adapter au public physique et virtuel. Pour Mariott International, 30 planificateurs de réunions et d'événements étaient présents au Ritz-Carlton, Tysons Corner en Virginie. 238 autres professionnels, eux, suivaient la session à distance, mais en temps réel. Voilà un exemple typique quant au déroulement d'une manifestation hybride.
Migration vers les événements hybrides signifie application de nouveaux protocoles
Pour Mariott International : “l'événement a démontré qu'il est possible d'organiser des réunions de manière responsable, sophistiquée, rentable et agréable.” Voici quelques protocoles qu'ils ont appliqués et qui pourraient être pratiques pour les autres événements hybrides.
L'inscription se fait à 100 % numérique. Il est possible de présélectionner les places grâce à un aperçu de la configuration de la salle de réunion. Pour ceux qui seront présents en personne, les équipements sont emballés individuellement. Ils comprennent un écran facial, un masque, un désinfectant pour les mains et des bracelets colorés pour indiquer le niveau de confort de chaque participant. Le rouge signifie “veuillez garder vos distances”, le jaune pour « veuillez respecter mon espace immédiat ». Le vert indique “coups de coude bienvenus”.
Il est important d'instaurer des questions, des discussions et des sondages interactifs en temps réel. Pour une optimisation de l'expérience des participants virtuels, optez pour des vues de caméras multiples, des jeux avec récompenses et des sessions de questions-réponses. Ce dernier peut aussi s'appliquer pour le public en face à face.
Pour la restauration, optez pour des solutions créatives. Pourquoi pas un crédit de livraison de nourriture pour les participants virtuels ? Et pour ceux qui sont là en personne, la possibilité de dîner en solo ou avec un, deux ou trois autres personnes à leur table serait agréable.
Grâce à des sondages en direct, près de 25 % des participants ont déclaré qu'ils prévoyaient d'organiser un événement hybride dans les un à trois prochains mois. Dans l'ensemble, le sentiment des participants était axé sur l'importance de la flexibilité du lieu et du personnel. Ces protocoles s'adaptent parfaitement aux événements hybrides, offrant des choix aux participants en fonction du niveau de confort. Ils fournissent des solutions rentables et axées sur la technologie.
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